Må man GPS-tracke medarbejdernes firmabiler? Det kræver GDPR og kontrolaftalen

Ja, du må GPS-tracke medarbejdernes firmabiler i Danmark. Men kun hvis du har et sagligt driftsformål, varsler medarbejderne senest seks uger før, siger præcis hvad data bruges til og kun indsamler det formålet kræver. GPS i firmabilen er en kontrolforanstaltning efter kontrolforanstaltningsaftalen og en behandling af persondata efter GDPR. Springer du ét trin over, er sporingen ulovlig.

Hvad er GPS-tracking af firmabiler juridisk set?

GPS-tracking af en firmabil er en tracker i bilen der registrerer position, tid og kørte ruter. Juridisk er det to ting på én gang.

Først er det en kontrolforanstaltning. Dansk Industri nævner direkte GPS i firmabiler som eksempel på kontrol af medarbejdere (DI). Dernæst er det persondata, for i det øjeblik du ved hvem der kører bilen, er positionen en oplysning om en person (TEKNIQ). Dansk Erhverv nævner fire regelsæt du skal navigere i: aftalen om kontrolforanstaltninger, ledelsesretten, samarbejdsreglerne og databeskyttelsesreglerne (Dansk Erhverv).

Hvorfor betyder det noget i en servicevirksomhed? Fordi GPS løser rigtige problemer. Du kan svare kunden der ringer og spørger "hvornår kommer I?", du kan sende den nærmeste bil til en akut opgave, og du kan dokumentere at vinduerne blev pudset tirsdag kl. 10.40. Men de samme data kan også bruges til at tjekke hvor længe Mads holdt frokost. Det er den glidning loven er skrevet for at forhindre.

Hvad kræver kontrolforanstaltningsaftalen?

Aftalen mellem DA og LO (i dag FH) stiller tre krav (DI):

• Driftsmæssigt formål. Kontrollen skal have en saglig grund i driften.
• Ikke krænkende. Den må ikke være nedværdigende for medarbejderne.
• Varsel senest 6 uger før. Kun hvis formålet ellers går tabt, må du varsle bagefter, og så hurtigst muligt.

Kravene om formål og om ikke at krænke gælder ifølge DI uanset om ansættelsen er omfattet af Hovedaftalen. Har din overenskomst egne regler om kontrol, så læs dem. Mit råd er enkelt: varsl seks uger, også selvom du er usikker på om aftalen gælder for dig. Det koster dig halvanden måned og ingenting andet.

Hvad det koster at lade være, viser en sag fra i år. En kommune havde sat GPS i servicebilerne til flådestyring: ruter, position og kilometer. Senere brugte den de gemte data til at gennemgå bilerne for alle 13 medarbejdere på aftenholdet for lange pauser, uden varsel. Ved en faglig voldgift fik kommunen en bod på 50.000 kr., fordi den ikke havde en konkret mistanke mod hver enkelt medarbejder (DI). Trackeren var lovlig. Det var den nye brug af data, der ikke var det.

Hvad kræver GDPR: information, formål og dataminimering

Retsgrundlaget for GPS i firmabiler er typisk din legitime interesse efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, og hvor det er relevant databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 (DI). Du skal altså ikke have samtykke. Du skal have et godt formål og fortælle om det.

Information: sig det som det er

Datatilsynet afgjorde i 2020 fem sager om kontrol af medarbejdere: to fik kritik, tre fik alvorlig kritik. Fejlen var den samme hver gang. Virksomhederne havde ikke klart oplyst formålet med kontrollen og medarbejdernes rettigheder (TEKNIQ). Bruger du GPS i servicebilerne til at tjekke effektiv arbejdstid, er det ikke nok at skrive at systemet finder den nærmeste bil til akutte opgaver.

Formål: data må kun bruges til det du har sagt

Har du varslet GPS for at spare brændstof, kan du ikke bagefter bruge den til at tjekke montørens arbejdstimer (TEKNIQ). Oplysningerne må ikke bruges til at overvåge medarbejderens adfærd eller opholdssted, medmindre det var en del af det oprindelige formål (DI).

Dataminimering: kun det nødvendige, kun så længe det er nødvendigt

Du må kun behandle de data der er nødvendige, og kun så længe de er nødvendige (DI). Må bilen bruges privat, skal det være muligt at slå GPS-overvågningen fra. Og at registrere personers færden uden grund kan være strafbart (DI).

Sådan skriver du varslingen: 7 punkter

En god varsling fylder én side. Den skal svare på det medarbejderen faktisk spørger om:

1. Formålene, konkret. Fx dispatch til akutte opgaver, ankomsttid til kunder, dokumentation af besøg. Bruges data til løn eller arbejdstid, skal det stå her.
2. Hvilke data. Position, tidspunkter, kørt rute, eventuelt hastighed.
3. Hvornår. Kun i arbejdstiden, og hvad der gælder ved privatkørsel.
4. Hvem ser data. Ejeren, kontoret, formanden? Skriv navne eller roller.
5. Hvor længe de gemmes. En konkret periode, ikke "så længe det er nødvendigt".
6. Rettigheder. Medarbejderens ret til indsigt efter GDPR.
7. Startdato og kvittering. Mindst seks uger frem, og få medarbejderens underskrift på at varslingen er modtaget (TEKNIQ).

Hvornår bliver GPS-tracking til overvågning?

Når formålet glider. Min grænse er den her: du tracker bilen for at drive virksomheden. Du tracker ikke personen for at holde øje med vedkommende.

Det er overvågning når du:

• går ugens spor igennem for at finde lange pauser, uden konkret mistanke
• kigger på kortet om aftenen eller i weekenden
• laver ranglister over hvem der kører hurtigst
• bruger data til noget der ikke står i varslingen

Det er drift når du sender nærmeste bil til en akut opgave, svarer en kunde om ankomsttid eller dokumenterer et besøg en kunde klager over. Har du en konkret mistanke mod én medarbejder, så tag den med vedkommende direkte. Gå ikke hele holdet igennem.

Sådan gør vi det i Clientflow

Jeg har været med til at bygge vores GPS-del, og vi har valgt en løsning hvor GPS'en følger bilen:

• Trackeren sidder i bilen, ikke i telefonen. Den monteres på bilens batteri og tilknyttes et køretøj under Indstillinger → Flåde på fanen GPS (Installation af GPS-enheder).
• Dagens bil. I kalenderen vælger I Dagens bil pr. medarbejder og dag, og GPS-kortet viser hvem der kører bilen den dag. Så hænger data på den rigtige person. Skriv det i varslingen.
• Sporing. På siden Flåde (Sporing) ser du live kort og turhistorik med rute og hastighed. Hastighed er en oplysning. Beslut i varslingen om den hører til formålet.
• Løn. Timeløn kan beregnes med Effektiv tid (GPS-dwell) (Løn, provision og timeløn). Vælger du den, bruger du GPS til arbejdstid, og så skal det stå som formål i varslingen.

Vores skabelon til medarbejder-information finder du på GPS-tracking & GDPR. Selve modulet finder du under Flåde & GPS. GPS-sporing er med på Enterprise (1.199 kr./md. + 229 kr. pr. bruger) og koster 99 kr. pr. tracker pr. måned ekskl. moms.