Oplysningspligt: Pligten til at fortælle kunder, ansatte og andre, at du behandler oplysninger om dem, hvad oplysningerne bruges til, og hvor længe de gemmes. Får du oplysningerne fra personen selv, skal informationen gives, når du modtager dem.
Informationen skal være let at forstå. Den kan med fordel samles i en privatlivspolitik på hjemmesiden, som du linker til, når en ny kunde afgiver sine oplysninger.
Figur
Hvornår skal du informere?
| Fra personen selvFx ny kunde i telefonen | Fra en andenFx beboerliste fra en administrator | |
|---|---|---|
| Frist | Når du modtager dem | Hurtigst muligt, senest inden for en måned |
| Enkel løsning | Link i ordrebekræftelsen | Seddel eller sms med link |
Eksempel
Et rengøringsfirma får en ny kunde over telefonen: navn, adresse, en nøgleaftale og en note om, at der er en kat. Samme dag sender kontoret en ordrebekræftelse med link til privatlivspolitikken. Den fortæller, hvad oplysningerne bruges til, at nøgleaftalen slettes, når kunden stopper, og at fakturaer gemmes, så længe bogføringsloven kræver det.
Typiske fejl
- At tro, at oplysningspligten kun gælder hjemmesidens besøgende.
- At skrive, hvad oplysningerne bruges til, men ikke hvor længe de gemmes.
- At linke til en tekst, der ikke passer til det, du faktisk gør med oplysningerne.
Spørgsmål og svar
Hvad hvis jeg får oplysningerne fra en anden end personen selv?
Gælder oplysningspligten også over for mine ansatte?
Citér: “Oplysningspligt”, vores ordbog, clientflow.nu/da/hub/ordbog/oplysningspligt