Planlægningsregler og kompetencer: Den rigtige medarbejder til den rigtige opgave
Stigeopgaver til dem med stige, indvendige opgaver om morgenen, og en ærlig plan for de ordrer, ingen kan tage. Sådan bruger du Kompetencer og planlægningsregler.
Planlægningsregler og kompetencer lader dig skrive én gang ned, hvordan jeres dage skal se ud: hvem der skal have stigeopgaverne, hvilke ordrer der skal ligge om morgenen, og hvilke opgaver der kræver en autorisation. Derefter følger ruteplanlægningen det, hver gang ugen bliver planlagt, så den rigtige medarbejder får den rigtige opgave, uden at du skal huske det.
Fælden i ruteplanlægning er, at den bedste rute på papiret ikke hjælper, hvis den sender en medarbejder uden stige til en opgave i højden. Derfor kender planlægningen i Clientflow kravene, før den lægger ruten.
Hvorfor udstyr og færdigheder hører hjemme i planen
Det meste af det, en planlægger ved, står ikke i kalenderen. Det står i hovedet på den, der har planlagt ugen i mange år. At en bestemt kollega har lift. At kun to af jer må arbejde med el. At den ene bil altid har stigen med.
Så længe den viden bor i et hoved, har du en sårbar plan. Bliver planlæggeren syg, eller kommer der en ny medarbejder til, begynder ordrer at lande de forkerte steder. Mit råd er at flytte viden ud af hovedet og ind i systemet, mens det er roligt, og ikke først når en opgave er gået galt.
Der er to slags ting, en opgave kan kræve. I Clientflow hedder de begge Kompetencer: Udstyr er noget, man skal have med, som en stige eller en lift. Færdighed er noget, man skal kunne eller have lov til, som en autorisation.
Kompetencer: Sådan fortæller du, hvad en opgave kræver
En Kompetence skal sidde to steder: på det, der kræver den, og på dem, der har den. Du sætter det op i fire korte trin:
- Opret dem under Indstillinger → Kompetencer. Giv hver et navn, en type (Udstyr eller Færdighed) og en farve.
- Åbn en service under Indstillinger → Services & priser og vælg de Kompetencer, servicen kræver.
- Åbn en medarbejder under Indstillinger → Medarbejdere og tilføj de Kompetencer, vedkommende har. Er det et certifikat, der skal fornyes, sætter du en dato i Gyldig til.
- Giv bilerne deres udstyr under Indstillinger → Flåde, fanen Køretøjer. Bilen skal have en Tildelt medarbejder og have Status Aktiv, ellers giver den ikke noget videre.
Bilen er den smarte del. Sidder stigen på bilen, behøver du ikke give den til hver enkelt medarbejder: Den, der kører bilen den dag, har den også. Kører en medarbejder i en anden bil en enkelt dag, vælger kontoret Dagens bil, og så gælder den bils udstyr den dag.
Planlægningen tjekker Kompetencen på selve besøgsdagen. Et certifikat, der udløber den 15., tæller med for et besøg den 14., men ikke for et besøg den 16. Det er præcis den slags detalje, man ellers kun opdager, når en opgave er lagt forkert.
Planlægningsregler: Skal og Foretræk
Kompetencer svarer på, hvem der kan. Planlægningsregler svarer på, hvordan I helst vil have det. En regel har to dele: Når (hvilke ordrer den gælder for) og Så skal (hvad planlægningen gør med dem). Clientflow skriver den som en sætning, du kan læse højt. En Skal-regel lyder fx, at ordrer med Indvendig vinduespudsning skal planlægges om morgenen, og en Foretræk-regel begynder med "Det foretrækkes, at".
Du kan blandt andet styre tidsvinduer, ugedage og medarbejdere. Du kan også bruge Kompetencer på to måder: som betingelse ("ordrer, der kræver Lift") og som virkning ("Skal have kompetence" eller "Må ikke have kompetence"). Siger to regler noget forskelligt om samme ordre, vinder den øverste. Under Test en ordre kan du vælge en rigtig ordre og se, hvilke regler der gælder, og hvilke der viger.
Hver regel har en Styrke, og den er et af de valg, jeg mener er mest værd at tænke over:
- Skal følges altid.
- Foretræk følges, når det kan lade sig gøre, og viger ellers.
Min anbefaling er at gemme Skal til de ting, der ikke må gå galt, som en autorisation eller et krav, kunden har stillet. Brug Foretræk til ønsker, som er rare at få opfyldt, men ikke må koste en hel dags rute. Det eneste, der ikke kan være en præference, er virkningen "Planlæg ikke automatisk", den er altid Skal.
Én ting skal du vide: Du kan stadig flytte en ordre i kalenderen, selv om det bryder en regel. Bryder det en Skal-regel, får du en gul advarsel, men ordren flytter. Bryder det en Foretræk-regel, er der ingen advarsel.
Opdelte ordrer: Saml delene
En stor opgave kan du dele i flere dele med Del ordre, fx en opgave på 24 timer i tre dele. På Professional og Enterprise samler planlægningen delene så tæt som muligt fra start, uden at du har valgt noget. På Starter placerer den hver del for sig.
Under Indstillinger → Planlægning, i blokken Opdelte ordrer, bestemmer du med Saml delene, hvor tæt delene skal ligge: Fra, Samme dag, Fortløbende dage eller Kortest muligt. Det sidste er det, du får, hvis du ikke har valgt andet, og så er styrken Foretræk. Vælger du Fra, placerer planlægningen delene hver for sig. Du kan skifte Styrke til Skal, ligesom på en regel. Med Skal lader planlægningen hellere delene stå uplanlagt end at sprede dem. Med Foretræk samler den delene, når det kan lade sig gøre.
Låste dele bliver, hvor de er. Det samme gælder dele, kunden allerede har fået besked om. Planlægningen samler de øvrige dele omkring dem.
Når ingen kan tage ordren
En plan, der lover, at alt ender det rigtige sted, kan ikke holde, for nogle gange er der ingen, der kan. Derfor er det værd at vide, hvad der faktisk sker, når en ordre kræver en Kompetence:
| Situation | Hvad der sker |
|---|---|
| Nogen har Kompetencen og har plads | Ordren lægges hos en af dem. |
| Nogen har Kompetencen, men ingen har plads | Ordren havner under Ikke tildelte ordrer med årsagen Mangler Kompetence. |
| Ingen ledig medarbejder har Kompetencen | Ordren planlægges alligevel, og ordrekortet viser en gul advarsel med den manglende Kompetence. |
Planlægningen smider aldrig en ordre væk på grund af en Kompetence. Men i den sidste række er ordren lagt hos en, der ikke kan løse den, og det er dit job at opdage det. Derfor står advarslen på kortet. Kig efter den, når ugen er planlagt.
To ting vejer også tungere end en Kompetence: en ordre, du selv har låst til en bestemt medarbejder, og ordrens egne medarbejderkrav. Og Justér resten af dagen automatisk, den live genplanlægning der redder en dag i gang, ser hverken på Kompetencer eller regler.
Korte dage: Ingen pause
Planlægningen kan lægge en pause ind midt på dagen. Det giver mening på en lang dag, men på en dag med to timers arbejde er det bare en pause, der ødelægger ruten.
Under Indstillinger → Planlægning finder du feltet Ingen pause på dage under (timer). Er vagten eller det planlagte arbejde på en dag kortere end tallet, planlægges ingen pause. Med 0 er det slået fra. Arbejde tæller kørsel, opgaver, faste opgaver og møder. Lønnen ændres ikke. Kan ruten ikke lægges om uden pausen, så alle ordrernes tidsvinduer stadig holder, beholder planlægningen dagen, som den var, med pausen.
Husk, at den live genplanlægning, der retter dagen undervejs, ikke afgør det igen: Den beholder det, dagen sidst blev planlagt med.
Hvad kræver det af dit abonnement?
Planlægningsregler, Kompetencer i planlægningen og Saml delene hører til Professional og Enterprise. På Starter kan du åbne siderne, men de er nedtonede med en knap, der fører til abonnementet.
Bilregisteret og Dagens bil er med på alle abonnementer. GPS-sporing af bilerne hører til Enterprise.
Skifter I til et mindre abonnement, bliver jeres regler og Kompetencer liggende, og I kan stadig se dem. Men planlægningen bruger dem ikke på det mindre abonnement. Opgraderer I igen, virker de, som de gjorde.
Vil du have trinene helt ud, finder du dem i hjælpecenteret: Kompetencer og Planlægningsregler.