Planlægningsregler: Fortæl planlæggeren, hvordan I arbejder
Indvendige opgaver skal ligge om morgenen. Stigeopgaver skal til Ole eller Per. En bestemt kunde skal aldrig planlægges automatisk. Med Planlægningsregler skriver du den slags ned én gang, og så følger Clientflow reglerne, hver gang ugen bliver planlagt.
Hvad er en planlægningsregel?
En planlægningsregel består af to dele:
- Når: hvilke ordrer reglen gælder for. Fx ordrer med servicen Indvendig vinduespudsning.
- Så skal: hvad planlægningen skal gøre med dem. Fx planlægges kl. 08:00–10:00.
Clientflow skriver hver regel som en sætning, så du kan læse den højt: "ordrer med Indvendig vinduespudsning skal planlægges kl. 08:00–10:00".
Alle regler er Skal-regler. Planlæggeren følger dem, når den fordeler ordrerne. Den vejer dem ikke op mod kørsel eller travlhed.
Hvor finder jeg reglerne?
Gå til Indstillinger → Planlægning, og find blokken Planlægningsregler. Den ligger lige under Regler.
Øverst står, hvor mange regler I har. Derunder kommer:
- Gælder altid før reglerne: tre faste rækker, som du kan læse mere om længere nede
- jeres egne regler, nummereret fra toppen (#1, #2 …)
- Test en ordre, når I har mindst én regel
Reglerne er som udgangspunkt fælles for alle enheder, og betingelsen Enhed lader en fælles regel gælde for én enhed. Har I flere enheder, kan du vælge en enhed øverst på siden og trykke Egne regler for denne enhed. Det kopierer de fælles regler til enheden, så du kan rette dem uden at ændre de andre. Derefter følger planlæggeren kun enhedens egne regler for den enhed, ikke de fælles. Med Brug fælles regler igen sletter du enhedens egne regler, og enheden planlægges efter de fælles regler fra næste planlægning.
Sådan opretter du en regel
Trin 1: Start med et eksempel, eller fra bunden
Har I ingen regler endnu, viser blokken Ingen planlægningsregler endnu og tre eksempler, du kan starte fra:
| Eksempel | Hvad det sætter op |
|---|---|
| Indvendige opgaver kl. 08–10 | En betingelse på servicen og tidsvinduet 08:00–10:00 |
| Stigeopgaver til dem, der har kompetencen Stige | En betingelse på ikonet stige og virkningen Skal have kompetence |
| Første besøg til en bestemt medarbejder | Betingelsen Første besøg og virkningen Kun disse medarbejdere |
Et eksempel åbner bare reglen, udfyldt. Intet gemmes, før du selv trykker Gem, så du kan tilpasse den først.
Vil du starte fra bunden, så tryk Ny regel.
Trin 2: Vælg, hvornår reglen gælder
Under Når trykker du Tilføj betingelse. Hver betingelse har et er eller er ikke, så du kan vælge både ordrer med servicen X og ordrer uden servicen X.
| Betingelse | Hvad den ser på |
|---|---|
| Service | Servicerne på ordren |
| Servicegruppe | Den gruppe, ordrens services ligger i |
| Ikon | Ikonerne på ordrens services, fx stige |
| Kompetence | De Kompetencer, ordren kræver |
| Kræver tilstedeværelse | Om kunden skal være hjemme |
| Kunde | Én eller flere bestemte kunder |
| Specifikt abonnement | Et bestemt abonnement hos en kunde |
| Kundegruppe | Kundens gruppe |
| Kundemærke | Kundens mærker |
| Kundetype | Erhverv eller Privat |
| Medarbejder ved sidste besøg | Hvem der udførte det seneste afsluttede besøg på samme abonnement. Findes der ikke et, ser den på kundens seneste afsluttede besøg |
| Første besøg | Om det er kundens første besøg |
| Enhed | Den enhed, ordren hører til |
| Abonnement | Abonnementstype (Fast, Efter behov eller Intet abonnement) og eventuelt Planlægningsform (valgfri) (Hver N. uge, Hver N. måned eller Inden for et tidsvindue) |
Har du flere betingelser, skal alle passe, før reglen gælder. Har du ingen, gælder reglen for alle ordrer.
For at vælge et Specifikt abonnement skal du først vælge én kunde i en betingelse Kunde er. Så vises kundens abonnementer.
Trin 3: Vælg, hvad der skal ske
Under Så skal vælger du én virkning:
| Virkning | Hvad planlæggeren gør |
|---|---|
| Tidsvindue | Lægger ordren inden for det tidsrum, du vælger. Du kan tilføje flere med Tilføj tidsvindue. |
| Ugedage | Lægger ordren på de ugedage, du slår til. |
| Kun disse medarbejdere | Giver ordren til en af medarbejderne på listen. |
| Aldrig disse medarbejdere | Giver aldrig ordren til medarbejderne på listen. |
| Første medarbejder på listen, der arbejder | Giver hver dag ordren til den første på listen, der er på arbejde og kan tage den. Ellers den næste. |
| Skal have kompetence | Giver ordren til en, der har Kompetencen. |
| Må ikke have kompetence | Giver aldrig ordren til en, der har Kompetencen. |
| Samme medarbejder som sidst | Giver ordren til den medarbejder, der tog det seneste afsluttede besøg på samme abonnement, eller ellers kundens seneste afsluttede besøg. Er der intet tidligere besøg, viger reglen. |
| Planlæg ikke automatisk | Lader ordren være. Den bliver, hvor den er, og flyttes ikke af planlægningen. |
En regel gør én ting. Vil du både styre tid og medarbejder, laver du to regler. Gælder flere regler for samme ordre, følger planlæggeren dem alle.
Trin 4: Giv reglen et navn, og gem
Feltet Navn (valgfrit) er til jer selv, fx Indvendig vinduespudsning om morgenen. Tryk Gem. Reglen lægges nederst på listen.
Du kan have op til 200 regler.
Rækkefølgen bestemmer
Siger to regler noget forskelligt om samme ordre, vinder den øverste. Flyt en regel op eller ned med pilene, og tryk Gem ændringer nederst på siden.
Du kan slå en regel fra med kontakten uden at slette den. Så står den med mærket Slået fra, og planlæggeren ser bort fra den.
Når to regler støder sammen
Kan to regler ramme samme ordre, og kan de ikke begge holde, viser listen en linje under begge regler. Fx: Overlapper med #2 for ordrer med Indvendig vinduespudsning, #1 vinder.
Det er ikke en fejl. Det fortæller dig bare, hvilken regel der vinder. Er det den forkerte, så byt om på rækkefølgen.
Regler om forskellige ting støder aldrig sammen. En regel om tid og en regel om medarbejdere gælder begge. Men lader de tilsammen ingen mulighed tilbage, bliver ordren liggende under Ikke tildelte ordrer.
Hvad gælder før reglerne?
Øverst i blokken står Gælder altid før reglerne med tre rækker mærket Fast. De ligger altid over jeres egne regler:
| Hvad det betyder | |
|---|---|
| Låste ordrer | En låst ordre bliver, hvor den er. Ingen regel flytter den. Låsen holder det, den låser: altid dagen, og alt efter låsen også medarbejderen og tiden. Det, låsen ikke holder, kan en regel stadig bestemme. En ordre, der er Låst på dag, følger fx stadig en regel om medarbejdere. Planlæg ikke automatisk viger altid for en lås: en låst ordre planlægges stadig. |
| Kundens egne regler | Tider og medarbejdere, der er sat på kunden eller abonnementet, går forud for alle regler. |
| Kompetencekrav | De Kompetencer, servicen kræver, gælder altid. Se Kompetencer. |
Vil en regel noget, som en af de tre ikke tillader, viger reglen for den ordre. De andre ordrer, reglen gælder for, følger den stadig.
Når noget i reglen er slettet
Sletter du noget, som en regel nævner, fx en medarbejder eller en kunde, står reglen med teksten Nævner noget, der er slettet. Den del gælder ikke længere. Ret reglen, eller slet den.
Peger en regel om medarbejdere eller Kompetencer kun på medarbejdere, der er fjernet, eller på Kompetencer, der er arkiveret, viger den. Den betyder aldrig "alle".
Test en ordre
Under listen finder du Test en ordre. Søg på et ordrenummer eller en kunde, og vælg ordren. Så ser du hver regel med en status:
| Status | Betyder |
|---|---|
| Gælder | Reglen gælder for ordren, og planlæggeren følger den. |
| Gælder ikke | Ordren passer ikke med reglens betingelser. |
| Viger | Reglen passer, men følges ikke for denne ordre. Grunden står under reglen, fx Viger for regel 1, Viger for ordrens lås, at der ikke er noget tidligere besøg, at det, reglen peger på, er fjernet, eller at oplysningerne om ordren mangler. |
| Kan ikke vurderes | Reglen bruger noget, denne version af appen ikke kender. Planlæggeren springer den over. |
Under Resultat står, hvad planlæggeren gør, fx Planlægges kl. 08:00–10:00 eller Planlægges ikke automatisk. Ændrer ingen regel noget, står der Ingen regel ændrer, hvordan ordren planlægges.
Testen bruger de samme regler som planlæggeren, så det, du ser, er det, der sker. Tryk Vælg en anden for at teste en ny ordre.
På selve ordren
Åbner du en ordre, finder du også sektionen Planlægningsregler. Den er foldet sammen, til du åbner den, og viser kun de regler, der gælder for ordren eller viger for den, og resultatet. Sektionen vises for kontoret, når I har mindst én regel slået til.
Hvem tager opgaverne, når en medarbejder er væk?
Er en medarbejder syg eller på ferie, kan du lave en regel for det direkte fra Ikke tildelte ordrer i kalenderen. Tryk på knappen Hvem tager opgaverne, når en medarbejder er væk?, og vælg medarbejderen.
Så åbner en ny regel, udfyldt med betingelsen Medarbejder ved sidste besøg er den medarbejder og virkningen Første medarbejder på listen, der arbejder, med medarbejderen selv øverst på listen. Så beholder medarbejderen sine kunder, når vedkommende er på arbejde. Tilføj dem, der skal tage over, under medarbejderen i den rækkefølge, de skal spørges, og tryk Gem.
Når en ordre ikke bliver planlagt
En ordre, som en regel holder ude af planen, havner under Ikke tildelte ordrer med årsagen Planlæg ikke automatisk. Beskrivelsen siger hvilken regel, fx Ordren planlægges ikke automatisk på grund af planlægningsregel #3 (Første besøg).
Det sker, når:
- en regel siger Planlæg ikke automatisk, og ordren endnu ikke har en plads
- en regel kun tillader bestemte medarbejdere, og ingen af dem er på arbejde
- reglerne tilsammen ikke lader noget tidspunkt eller nogen medarbejder tilbage
Har ordren allerede en plads, når en Planlæg ikke automatisk-regel gælder, bliver den hos samme medarbejder på samme tid.
Du kan altid trække ordren ind i kalenderen selv. Vil du vide hvorfor, så brug Test en ordre.
Når du selv flytter en ordre
Du kan altid flytte en ordre, også hvis det bryder en regel. Ordren bliver flyttet, men du får en gul advarsel: Bryder en planlægningsregel. Den siger hvilken regel, og at næste planlægning kan flytte ordren igen.
Mangler medarbejderen også en Kompetence, får du én samlet advarsel: Mangler Kompetence og bryder planlægningsregler.
Hvornår bruger planlæggeren reglerne?
| Planlægning | Følger reglerne? |
|---|---|
| Planlægning af ugen og af en dag | Ja |
| Natlig optimering | Ja |
| Live genplanlægning (Justér resten af dagen automatisk) | Nej. Den redder en dag, der allerede er i gang. |
| Kundens egen onlinebooking | Nej. Reglerne styrer ikke, hvilke tider kunden kan vælge. Når besøgene senere planlægges igen, følger de reglerne. |
Opdelte ordrer
En stor opgave kan du dele i flere dele med Del ordre, fx en opgave på 24 timer i tre dele. Delene bliver først liggende, hvor ordren lå, i forlængelse af hinanden. Når ugen planlægges igen, placerer planlæggeren som udgangspunkt hver del for sig. Så kan delene ende spredt over flere dage.
Med Saml delene bestemmer du, hvor tæt Clientflow skal holde delene.
Hvor finder jeg indstillingen?
Gå til Indstillinger → Planlægning, og find blokken Opdelte ordrer. Den ligger lige under Planlægningsregler. Vælg et af de fire valg under Saml delene, og tryk Gem ændringer nederst på siden.
| Valg | Hvad planlæggeren gør |
|---|---|
| Fra | Placerer delene hver for sig. Det er standard. |
| Samme dag | Planlægger alle dele på samme dag, hos flere medarbejdere hvis det er nødvendigt. |
| Fortløbende dage | Planlægger delene på arbejdsdage i træk. En dag, hvor ingen af jeres medarbejdere arbejder, fx en weekend eller en lukket helligdag, bryder ikke rækken. |
| Kortest muligt | Planlægger delene så tæt som muligt, uden en fast regel om dagene. Der må gerne være en dag imellem. |
Valget gælder alle opdelte ordrer. Under valget står Styrke: Skal. Det betyder, at planlæggeren hellere lader delene stå uplanlagt end spreder dem. Foretræk kommer senere. Indtil da gælder indstillingen altid.
Når Saml delene er slået til, står det også i vinduet Del ordre, fx Saml delene: Samme dag. Låste dele bliver, hvor de er.
Det flytter planlæggeren ikke
Nogle dele bliver altid, hvor de er. Planlæggeren samler de andre dele omkring dem:
- Låste dele. Deler du en låst ordre, bliver alle delene låst. Så flytter planlæggeren ingen af dem. Lås delene op, hvis planlæggeren skal samle dem.
- Dele, kunden har fået besked om. Det tidspunkt, kunden har fået, holder.
- Dele uden for det, der planlægges, fx en del i en anden uge.
- Dele, der er udført, ved Fortløbende dage og Kortest muligt. Ved Samme dag ser planlæggeren bort fra dem og samler resten på én dag.
Ligger to låste dele allerede på dage, der ikke passer med valget, fx mandag og torsdag ved Samme dag, giver planlæggeren efter for låsene. De andre dele bliver så planlagt fra den første til den sidste af de dage, så vidt delenes egne tider tillader det.
Planlægningsregler, kundens egne tider og Kompetencer gælder stadig. Planlæggeren vælger kun dage, hvor hver del må ligge efter dem. Passer kundens tider eller reglerne ikke med nogen dage, der holder delene samlet, planlægger planlæggeren delene hver for sig.
Når delene ikke kan samles
Kan planlæggeren ikke få plads til alle dele, som du har valgt, planlægger den ingen af de andre dele. Dele, den ikke må flytte, bliver liggende. Den del, der ikke kunne planlægges, står under Ikke tildelte ordrer med sin egen årsag, fx Kapacitet. De andre dele står der med en af to årsager:
| Årsag | Hvad det betyder |
|---|---|
| Saml delene | En del kunne ikke planlægges, eller delene kunne ikke ligge, som du har valgt. Beskrivelsen siger hvilken del og hvorfor, fx Opdelt ordre: del 2 kunne ikke planlægges (Kapacitet), så ingen af de 3 dele er planlagt (Skal: samme dag). |
| For få medarbejderdage | Der er ikke medarbejderdage nok, der kan tage delene, som du har valgt, selv uden andre opgaver i ugen. Det tæller arbejdstid, Kompetencer og kundens tider med. Beskrivelsen siger hvor mange, fx Opdelt ordre: kun 1 af 2 medarbejderdage kan tage delene samme dag (Skal). |
Du kan altid trække delene ind i kalenderen selv. Eller vælg et løsere valg, fx Kortest muligt i stedet for Samme dag.
Slår du Saml delene til, kan næste planlægning flytte dele, der i dag ligger spredt, eller tage dem ud af planen, hvis de ikke kan samles. Dele, den ikke må flytte, bliver liggende.
Når du selv flytter en del
Du kan altid flytte en del. Ligger delene bagefter ikke samlet efter Samme dag eller Fortløbende dage, får du en gul advarsel: Delene ligger ikke samlet. Advarslen kommer, når delen får en ny dag. Bryder flytningen også en planlægningsregel eller mangler en Kompetence, får du én samlet advarsel med den titel, fx Bryder en planlægningsregel, og sætningen om delene står i den. Delen bliver flyttet alligevel, men næste planlægning kan flytte den igen.
Hvornår samler planlæggeren delene?
Når ugen eller en dag bliver planlagt, og ved den natlige optimering. Live genplanlægning (Justér resten af dagen automatisk) samler ikke delene.
Hvilket abonnement skal jeg have?
| Starter | Professional | Enterprise | |
|---|---|---|---|
| Planlægningsregler | — | Inkluderet | Inkluderet |
| Kompetencer i planlægningen | — | Inkluderet | Inkluderet |
| Saml delene (opdelte ordrer) | — | Inkluderet | Inkluderet |
På Starter er eksemplerne nedtonet med knappen Gå til abonnement. Trykker du Ny regel, får du en besked om, at det kræver et andet abonnement, også med Gå til abonnement. Blokken Opdelte ordrer er også nedtonet med Gå til abonnement. Selve opdelingen med Del ordre virker på alle abonnementer.
Hvis I skifter til et mindre abonnement
Jeres regler bliver liggende, og I kan stadig se dem. Men planlæggeren bruger dem ikke, og de kan ikke ændres. Blokken siger det selv: Dit abonnement omfatter ikke længere planlægningsregler.
Det samme gælder Saml delene: valget bliver gemt, men planlæggeren placerer delene hver for sig. Blokken Opdelte ordrer viser Saml delene er ikke i brug, og du kan kun vælge Fra.
Opgraderer I igen, virker reglerne og Saml delene, som de gjorde.
Se priserne på prissiden.
Hvis noget driller
| Problem | Løsning |
|---|---|
| En regel bliver ikke fulgt | Brug Test en ordre. Står reglen som Viger, står der hvorfor. Står den som Gælder ikke, passer ordren ikke med betingelserne. |
| Reglen er slået fra | Tjek kontakten på reglen, og tryk Gem ændringer. |
| To regler siger noget forskelligt | Den øverste vinder. Flyt den, der skal vinde, op. |
| En ordre ligger under Planlæg ikke automatisk, men ingen regel siger det | En regel om medarbejdere eller tid har udelukket alle muligheder. Beskrivelsen og Test en ordre viser hvilken. |
| En låst ordre følger ikke reglen | Reglen vil ændre noget, låsen holder, fx medarbejderen eller tiden. Så viger reglen. Lås ordren op, hvis reglen skal gælde. |
| Ny regel viser en besked med Gå til abonnement | Planlægningsregler kræver Professional eller Enterprise. |
| Delene af en opdelt ordre bliver ikke samlet | Tjek, at Saml delene under Opdelte ordrer ikke står på Fra, og at delene ikke er låste. Låste dele flytter planlæggeren aldrig. |
| Alle dele af en opdelt ordre ligger under Ikke tildelte ordrer | Delene kunne ikke samles, som du har valgt. Læs beskrivelsen ved årsagen Saml delene eller For få medarbejderdage, og vælg evt. Kortest muligt. |
Relateret
- Kompetencer: sæt op, hvad opgaverne kræver, og hvem der har det.
- Kalender og ruteoptimering: sådan planlægger du ugen, og hvad årsagerne under Ikke tildelte ordrer betyder.