Kommunikation: E-mail, SMS og indbakke

Clientflows kommunikationsmodul samler al kundekommunikation ét sted. Uanset om kunden skriver en e-mail, sender en SMS eller du tilføjer en intern note — alt samles i én sammenhængende tråd pr. kunde.

---

Indbakken

Overblik

Indbakken er dit centrale overblik over al kundekommunikation. Den består af:

• Samtaleliste (venstre panel) — alle samtaler sorteret efter seneste aktivitet
• Beskedtråd (højre panel) — den valgte samtales fulde historik
• Skriveværktøj (nederst) — skriv og send beskeder

Flere indbakker

Du kan oprette separate indbakker til forskellige formål:

• Primær indbakke — standard-indbakken for generel kommunikation
• Brugerdefinerede indbakker — f.eks. "Salg", "Support", "Reklamation"

Hver indbakke har sin egen e-mail-adresse og sit eget ikon. Ubesvarede samtaler vises som et tal-badge på indbakken.

Personlig indbakke

Ud over de delte indbakker har du en personlig visning — der kun viser samtaler tildelt til dig. Nyttigt til at fokusere på dine egne opgaver.

Visningsindstillinger

• Alle indbakker — kombineret visning på tværs af alle indbakker
• Søgning — søg i samtaler efter kundenavn eller indhold
• Arkiverede samtaler — vis/skjul afsluttede samtaler

---

Beskedtyper

E-mail

Fuldt formateret e-mail med:

• Emne-linje
• Til, CC, BCC felter
• Rich text-editor — formatering, links, lister
• Vedhæftede filer — upload dokumenter og billeder
• E-mail-signatur — vælg mellem dine oprettede signaturer
• Afsender-indbakke — vælg hvilken indbakke (og dermed e-mail-adresse) der bruges som afsender

SMS

Kort tekstbesked med:

• Tegntæller — se hvor mange tegn og SMS-dele beskeden optager
• SMS sendes via Clientflows telefoni-platform
• Kundens telefonnummer bruges automatisk

Intern note

Beskeder der kun er synlige for dit team:

• Brug til intern koordinering ("Husk at spørge om adgang til baghaven")
• Interne noter vises med et andet udseende i tråden, så de ikke forveksles med kundebeskeder
• Kunden kan aldrig se interne noter

---

Samtaler

Samtalestatus

Status	Betydning
Åben	Aktiv samtale — kræver opmærksomhed
Lukket	Samtalen er afsluttet
Udsat	Midlertidigt udsat — dukker op igen på et valgt tidspunkt

Udsæt en samtale

Hvis du ikke kan svare lige nu, men ikke vil glemme samtalen:

1. Klik på udsæt-ikonet
2. Vælg hvornår samtalen skal dukke op igen (f.eks. "I morgen kl. 09:00" eller "Om 3 dage")
3. Samtalen forsvinder fra den aktive liste og dukker op igen på det valgte tidspunkt

Tråd-sortering

Skift mellem:

• Nyeste først — seneste beskeder øverst
• Ældste først — kronologisk rækkefølge fra start

Tilstedeværelsesindikatorer

Hvis en kollega ser den samme samtale, vises deres avatar i tråden. Nyttigt til at undgå at to medarbejdere svarer på den samme henvendelse.

Skriveindikatorer

Når en kollega skriver i den samme samtale, vises en "skriver..."-indikator.

---

Beskeder og skabeloner

Beskedskabeloner

Opret genanvendelige skabeloner til hyppige beskedtyper:

Kategorier:

• Generelle
• Tilbud
• Planlægning
• Opfølgning
• Betaling
• Brugerdefinerede

Skabeloner kan bruges i både e-mail og SMS. Vælg en skabelon fra skabelon-vælgeren i skriveværktøjet, og teksten indsættes automatisk.

Skabelonvariabler

Brug variabler til dynamisk indhold:

• {contact_name} — kundens navn
• {company_name} — dit firmanavn
• {order_date} — opgavedato
• {address} — kundens adresse
• Med flere...

---

AI-svarforslag

Clientflow kan automatisk generere svarforslag baseret på kunstig intelligens:

Hvordan det virker

1. Når en ny besked modtages fra en kunde, analyserer AI'en:
   • Beskedens hensigt (f.eks. ombooking, klage, generel forespørgsel)
   • Stemning (positiv, neutral, negativ)
   • Kundehistorik (tidligere opgaver, abonnementer, kommunikation)
2. Et svarforslag vises under skriveværktøjet
3. Du kan:
   • Accepter — indsæt forslaget i skrivefeltet (du kan redigere før afsendelse)
   • Afvis — skjul forslaget
   • Generér nyt — bed om et alternativt forslag
   • Gem som skabelon — gem forslaget som en genanvendelig skabelon

AI-handlingskort

Ud over tekstforslag kan AI'en foreslå konkrete handlinger:

• Ombookér opgave — flyt en opgave til en ny dato
• Annullér opgave — annullér en opgave
• Opdatér abonnement — ændr frekvens eller begrænsninger
• Opdatér kontakt — tilføj noter eller ændr notifikationsindstillinger
• Opret klage — log en klage baseret på kundens besked

Hvert handlingskort kan udvides og redigeres inden bekræftelse. Du har altid fuld kontrol — AI'en foreslår, du beslutter.

Feedback

Giv AI'en feedback for at forbedre fremtidige forslag:

• 👍 / 👎 — hurtig vurdering
• Skriftlig feedback — beskriv hvad der var godt/dårligt
• Feedback bruges til løbende at forbedre AI'ens forståelse af din virksomhed

---

E-mail-opsætning

Domæne-verifikation

1. Gå til Indstillinger → E-mail & Telefoni og vælg fanen E-mail
2. Tilføj dit domæne (f.eks. ditfirma.dk)
3. Clientflow viser de DNS-records, du skal tilføje:
   • DKIM — signerer dine e-mails kryptografisk
   • SPF — autoriserer Clientflows servere til at sende på dine vegne
4. Tilføj records hos din DNS-udbyder
5. Clientflow verificerer automatisk

E-mail-adresser

Opret e-mail-adresser knyttet til dine indbakker:

• info@ditfirma.dk → Primær indbakke
• salg@ditfirma.dk → Salgs-indbakke
• support@ditfirma.dk → Support-indbakke

E-mail-signaturer

Hver medarbejder kan oprette personlige signaturer:

1. Gå til Brugerindstillinger → Signaturer
2. Opret en signatur med navn og HTML-indhold
3. Markér en signatur som standard
4. Signaturer med ændringer kan kræve godkendelse fra en administrator

---

SMS- og telefoniopsætning

1. Gå til Indstillinger → E-mail & Telefoni og vælg fanen Telefoni
2. Følg opsætningsguiden for din PBX/telefonudbyder

---

Kommunikation fra kontaktsiden

Du kan også sende beskeder direkte fra en kundes kontaktside:

1. Gå til Kontakter → vælg en kunde
2. Klik på fanen Kommunikation
3. Du ser den fulde kommunikationshistorik med kunden
4. Brug hurtighandlingerne i sidebaren: Ring, SMS eller E-mail

---

Ny samtale

Start en ny samtale:

1. Klik Ny samtale i indbakken
2. Vælg:
   • Eksisterende kontakt — søg og vælg
   • Ny kontakt — opret en ny kontakt inline
3. Vælg kanal: SMS eller E-mail (med indbakke-valg)
4. Skriv din besked og send

---

Realtidsopdateringer

Kommunikationsmodulet opdateres i realtid:

• Nye beskeder dukker op øjeblikkeligt
• Samtalelisten re-sorteres når der er ny aktivitet
• Ulæste markører opdateres automatisk
• Tilstedeværelse og skriveindikatorer er live

---