Kom godt i gang med Clientflow
Velkommen til Clientflow — din alt-i-én platform til styring af serviceopgaver i marken. Denne guide hjælper dig med at komme i gang fra første login til din første planlagte opgave.
Hvad er Clientflow?
Clientflow er en dansk platform bygget til håndværks- og servicevirksomheder. Den samler kundestyring, opgaveplanlægning, ruteplanlægning, fakturering, kommunikation og meget mere i ét system — så du slipper for at jonglere med regneark, telefonbeskeder og papirkalendere.
Clientflow er bygget til:
- Vinduespolering og rengøring
- VVS og El
- Haveservice og plænepleje
- Skadedyrsbekæmpelse
- Og alle andre servicevirksomheder med medarbejdere i marken
Overblik over systemet
Når du logger ind, møder du et overblik med adgang til alle dele af Clientflow via hovedmenuen:
| Menu-punkt | Hvad du finder |
|---|---|
| Kalender | Ugevisning med alle medarbejderes opgaver, ruteoptimering og live kort |
| Kontakter | Kundekartoteket — alle kundeoplysninger, adresser og historik |
| Leads | Kanban-tavle med nye henvendelser og salgsmuligheder |
| Abonnementer | Faste, tilbagevendende serviceopgaver |
| Kommunikation | Indbakke med e-mail, SMS og interne noter |
| Team | Intern beskedfunktion og aktivitetsfeed |
| Rapporter | Omsætning, statistik og medarbejder-performance |
| Indstillinger | Services, medarbejdere, flåde, integrationer og opsætning |
Hvad viser dashboardet?
Øverst på dashboardet finder du en række nøgletal (KPI-kort):
| Kort | Hvad det viser |
|---|---|
| Kunder | Samlet antal aktive kontakter af typen "kunde" |
| Leads | Antal åbne leads (ikke konverterede eller tabte) |
| Konverteret | Leads der endte som kunder i den valgte periode |
| Konvertering % | Andel af afsluttede leads der blev til kunder |
| Fast abonnementsomsætning (MRR) | Månedlig omsætning fra aktive abonnementer — viser kun abonnementer, ikke enkeltopgaver |
| Lead status | Fordeling af alle leads pr. pipeline-trin (altid over hele perioden) |
Tip: Perioderne øverst til højre på kortene styrer hvilke leads og kunder der tælles — vælg f.eks. "Seneste 7 dage" for at se aktivitet fra den seneste uge.
Trin 1: Konfigurér din virksomhed
Gå til Indstillinger (tandhjuls-ikonet) og udfyld:
- Virksomhedsnavn — det navn kunderne ser
- CVR-nummer — indtast dit CVR, og systemet henter automatisk juridisk navn og adresse
- Logo — upload dit virksomhedslogo (vises i e-mails, tilbud og fakturaer)
- E-mail logo — et separat logo optimeret til e-mail-signaturer
- Tidszone — vælg din tidszone (standard: Europe/Copenhagen)
- Sprog — vælg mellem dansk og engelsk
Tip: Dit CVR-nummer bruges også til din økonomi-integration (fakturering), så sørg for at det er korrekt.
Trin 2: Opret dine services
Services er de ydelser, din virksomhed tilbyder. Gå til Indstillinger → Services og opret dine services:
- Servicenavn — f.eks. "Vinduespolering - Standard" eller "Haveservice - Hækkeklipning"
- Estimeret tid — hvor lang tid opgaven typisk tager (i minutter)
- Pris — standardpris for ydelsen
Services bruges som byggeklodser, når du opretter opgaver, abonnementer og tilbud. Du kan altid tilpasse prisen på den enkelte opgave bagefter.
Trin 3: Tilføj medarbejdere
Gå til Indstillinger → Medarbejdere og opret dine medarbejdere:
Profil
- Navn, jobtitel og profilbillede
- E-mail og telefonnummer
- Hjemmeadresse — vigtig! Denne bruges til ruteplanlægning, så sørg for den er korrekt
Rolle
Vælg en rolle der passer til medarbejderen:
| Rolle | Adgang |
|---|---|
| Administrator | Fuld adgang til alt, inkl. indstillinger |
| Kontoransat | Adgang til opgaver, kunder, kommunikation og rapporter |
| Feltarbejder | Kun adgang til Dagsplan-appen med sine egne opgaver |
Arbejdstider
Indstil arbejdstider for hver ugedag (f.eks. Man-Fre 07:00-15:30). Dage uden tider = fridag.
Feltarbejdere: Ekstra indstillinger
For medarbejdere i marken kan du finjustere:
- Kan se priser — om medarbejderen ser priser i Dagsplanen
- Kan redigere opgaver — om medarbejderen kan ændre opgavedetaljer
- Navigationstype — "Rute" (fuld rute fra hjemmeadresse) eller "Adresse" (direkte navigation til kunden)
Trin 4: Opret din første kunde
Gå til Kontakter og klik Opret kontakt:
- Navn — kundens navn (eller virksomhedsnavn + kontaktperson)
- E-mail og telefon
- Adresse — brug adressesøgningen, der automatisk finder danske adresser via DAWA
- Notifikationsindstillinger — vælg om kunden skal modtage SMS eller e-mail før en opgave
Tip: Du kan oprette kunder som enten privatperson eller virksomhed. Virksomheder har et ekstra CVR-felt og kontaktperson-felt.
Trin 5: Opret din første opgave
Du kan oprette opgaver fra flere steder:
- Kalenderen — klik på en ledig plads
- Kontaktens side → fanen "Opgaver"
- Opgavelisten → "Opret opgave"
Udfyld:
- Kunde — vælg en eksisterende kunde
- Adresse — vælg blandt kundens gemte adresser
- Services — vælg en eller flere services
- Medarbejder — tildel en medarbejder
- Dato og tid — vælg dato og tidsvindue
- Låsning — vælg om opgaven skal være låst til dato, tid eller medarbejder (så ruteoptimeringen ikke flytter den)
Klik Gem — og opgaven dukker op i kalenderen!
Trin 6: Kør ruteoptimering
Når du har oprettet opgaver for en uge, kan du optimere ruterne:
- Gå til Kalenderen
- Navigér til den ønskede uge
- Klik Kør planlægning i topmenuen
- Systemet beregner de mest effektive ruter for alle medarbejdere
Hvad sker der?
- Opgaver uden låsning kan blive flyttet til en anden dag eller et andet tidspunkt
- Opgaver med låsning respekteres (f.eks. "låst til dato" = kan flyttes på dagen, men ikke til en anden dag)
- Medarbejdernes hjemmeadresser bruges som start- og slutpunkt
- Du kan se besparelsen i minutter på hver flyttet opgave
Trin 7: Forbind kommunikation
Gå til Indstillinger → Integrationer og opsæt:
- Tilføj dit domæne og verificér DNS-records (DKIM/SPF)
- Opret e-mail-adresser der kobles til dine indbakker
- Sæt e-mail-signaturer op for dine medarbejdere
Telefoni og SMS
- Anmod om opsætning via Indstillinger → Integrationer → Kommunikation
- Clientflow kontakter dig med vejledning til opsætning
- Vi håndterer portering af numre og levering af SIM-kort
Næste skridt
Nu har du det basale på plads. Udforsk disse guides for at komme videre:
- Abonnementer og faste kunder — opret tilbagevendende opgaver
- Leads og salgspipeline — håndtér nye henvendelser
- Kommunikation og indbakke — saml al kundekommunikation
- Rapporter og indsigter — forstå din virksomheds nøgletal