Integrationer og fakturering
Clientflow forbinder med de systemer, du allerede bruger — regnskab, telefoni, lead-kilder og mere. Denne guide dækker alle integrationer og hvordan du sætter dem op.
Fakturering og regnskab
Clientflow integrerer direkte med tre danske bogføringsprogrammer: Dinero, e-conomic og Billy. Du forbinder ét af dem ad gangen — alle tre understøtter, at Clientflow opretter fakturaer automatisk, når en opgave afsluttes.
Dinero
Opsætning:
- Gå til Indstillinger → Regnskab → Regnskabsintegration → Dinero
- Klik Forbind til Dinero og log ind med din Visma-konto
- Har du flere Dinero-firmaer, vælger du det firma, Clientflow skal fakturere igennem
e-conomic
Opsætning:
- Gå til Indstillinger → Regnskab → Regnskabsintegration → e-conomic
- Klik Forbind til e-conomic — du viderestilles til e-conomic og vælger det firma (aftale), Clientflow skal fakturere igennem
- Vælg Omsætningskonto, Debitorkonto og eventuel Kundegruppe
Billy
Opsætning:
- Find din API-nøgle i Billy under Indstillinger → Offentlig API
- Gå til Indstillinger → Regnskab → Regnskabsintegration → Billy i Clientflow
- Indsæt nøglen i feltet API-nøgle og klik Forbind til Billy
Forbindelsen er permanent og kræver ikke fornyelse. Billy understøtter ikke EAN-fakturering — skal en kunde have EAN-faktura, skal I bruge Dinero.
Faktureringshåndtering
Under Faktureringsfunktion vælger du en af to tilstande:
| Tilstand | Beskrivelse |
|---|---|
| Send automatisk | Fakturaer oprettes OG sendes automatisk til kunden |
| Gem som kladde | Fakturaer oprettes som kladder — du gennemgår og sender manuelt |
Anbefaling: Start med "Gem som kladde", indtil du er tryg ved at systemet genererer korrekte fakturaer. Skift derefter til "Send automatisk" for fuld automatisering.
Betalingsmetode pr. kunde
Betalingsmetode gemmes på kontakten — ikke på det enkelte abonnement eller den enkelte opgave. Det betyder, at én kunde har samme faktureringslinje på tværs af alt, hvad I udfører for dem.
Fejlhåndtering
Hvis en faktura fejler:
- Et fejlbanner vises på den relevante opgave
- Du kan prøve igen direkte fra banneret
- Typiske årsager: manglende kundedata, ugyldig CVR, udløbet forbindelse eller netværksfejl
Telefoni og SMS
Clientflow leverer telefoni og SMS direkte — du skal ikke have separate aftaler med teleudbydere.
Opsætning
- Gå til Indstillinger → Integrationer → Kommunikation
- Klik Anmod om opsætning
- Clientflow kontakter dig og vejleder dig i at opsige din nuværende telefonudbyder
- Vi bestiller nye SIM-kort og håndterer portering af dine numre
- Du får besked, når opsætningen er færdig og klar til brug
Funktioner
- IVR — professionel telefonmenu (tastaturtryk → kø, undermenu, voicemail, ekstern viderestilling)
- Køer — automatisk fordeling af opkald på tildelte agenter
- Åbningstider — pr. ugedag, med automatisk besked uden for arbejdstiden
- Opkaldsoptagelse — alle samtaler gemmes sikkert
- AI-transskribering — opkald transskriberes automatisk og kan bruges til dokumentation og opfølgning
- Click-to-call — ring kunden op direkte fra kontakt- eller leadkortet
IVR-menubygger
Byg din telefonmenu visuelt:
- Gå til Indstillinger → Telefoni → IVR
- Opret en ny menu
- Tildel handlinger til tastaturtryk (1-9, 0, *, #):
- Viderestil til kø — send til en opkaldskø
- Undermenu — åbn en ny menu
- Voicemail — send til voicemail
- Eksternt nummer — viderestil til et andet nummer
- Læg på — afslut opkaldet
- Upload lydfiler til hvert menupunkt
SMS
SMS bruges til:
- Kundenotifikationer før opgaver (automatiske påmindelser)
- Direkte beskeder fra kommunikationsmodulet
- Tilbudslink
- Feltarbejder-kontakt til kunder
Priser
Telefoni er inkluderet i abonnementet. SMS afregnes efter faktisk forbrug: 0,35 kr/stk ekskl. moms, månedligt bagudrettet.
E-mail-integration
Domæneopsætning
For at sende og modtage e-mail via Clientflow:
- Gå til Indstillinger → Integrationer → E-mail
- Tilføj domæne (f.eks.
ditfirma.dk) - Clientflow genererer DNS-records:
- DKIM — kryptografisk signering af dine e-mails
- SPF — autorisering af Clientflows mailservere
- Tilføj disse records hos din DNS-udbyder (f.eks. Simply, Curanet, GoDaddy)
- Clientflow verificerer automatisk, når records er aktive
E-mail-adresser
Opret e-mail-adresser koblet til indbakker:
- Hvert domæne kan have flere e-mail-adresser
- Hver e-mail-adresse kobles til en indbakke
- Indgående e-mails routeres automatisk til den rette indbakke
Emne-skabeloner
Konfigurér standardemner for automatisk genererede e-mails (f.eks. opgavenotifikationer).
Fejl-håndtering
Hvis DNS-verifikation fejler:
- Et fejlbanner vises på domænet
- Fejldetaljer og løsningsforslag vises
- Typiske årsager: forkerte DNS-records, manglende propagering (kan tage op til 48 timer)
Fleet-tracking
Clientflow leverer sin egen fleet-tracking — dine positionsdata går direkte fra køretøjet til Clientflow, uden tredjeparter.
Hvordan det virker
- Der installeres en GPS-enhed i køretøjet
- Enheden sender positioner direkte til Clientflow
- Ture detekteres automatisk og bygges til historik
- Du ser alle køretøjers positioner live under Flåde → Sporing. Et miniaturekort vises også i sidebjælken på Kalender-siden, hvis du arbejder der.
Funktioner
| Funktion | Beskrivelse |
|---|---|
| Live kort | Se alle køretøjers positioner i realtid |
| Turhistorik | Se tidligere ture med rute, hastighed og varighed |
| Farvekodede ruter | Ruter farvet efter hastighed — se hurtigt om der var trafikproblemer |
| Køretøjsvælger | Fokusér på ét specifikt køretøj |
Køretøjsopsætning
- Gå til Indstillinger → Flåde
- Under fanen Køretøjer: opret køretøj med:
- Navn og nummerplade
- Køretøjstype (van, bil, lastbil, motorcykel)
- Brændstoftype (benzin, diesel, el, hybrid)
- Kapacitet (kg)
- Tildelt medarbejder — kobler køretøjet til en feltarbejder
- Skift til fanen GPS og tilknyt enheden til køretøjet — hver enhed står med sit IMEI
Bestilling af hardware
Clientflow leverer færdigkonfigurerede GPS-enheder direkte. Mangler du enheder, kan du bestille dem under Indstillinger → Flåde → GPS → Mangler du enheder? — Tryk her.
Se den fulde fremgangsmåde for montering og aktivering i Installation af GPS-enheder.
Facebook / Meta Lead Ads
Opsætning
- Gå til Indstillinger → Leads → Kilder
- Klik Forbind Facebook
- Log ind med din Facebook-konto og godkend adgang
- Vælg hvilke Lead Ad-formularer der skal synkroniseres
Hvordan det virker
- Når en person udfylder en Facebook Lead Ad-formular, oprettes automatisk et lead i Clientflow
- Leadet placeres i "Ny"-kolonnen med alle kontaktoplysninger
- Meta-attributionsdata (kampagne, annoncesæt, formular, tidspunkt) gemmes på leadet og vises i lead-detaljesiden
Du kan filtrere og rapportere på kampagne for at se ROI pr. annonce.
Webhooks
Indgående leads
Modtag leads fra hjemmesider, landingspages eller tredjepartssystemer via webhook:
- Opret endpoint i Indstillinger → Leads → Kilder
- Send test-data fra dit system
- Map felter — fortæl Clientflow, hvilke felter der svarer til navn, e-mail, telefon, adresse
- Aktivér — nye leads oprettes automatisk
Du kan oprette brugerdefinerede felter direkte i mapping-trinnet — de vises derefter på lead-kortet.
Udgående webhooks (betaling)
Ved kontantbetaling kan Clientflow kalde en webhook:
- Konfigurér URL, headers og payload-format
- Nyttigt til integration med kassesystemer eller regnskabssoftware
Kundeportal
Aktivering
- Gå til Indstillinger → Generelt
- Aktivér Kundeportal
- (Valgfrit) Opsæt et brugerdefineret domæne under Indstillinger → Integrationer → Portal
Invitér kunder
Fra en kundes kontaktside:
- Klik Invitér til portal i sidebaren
- Kunden modtager en invitations-e-mail
- Status opdateres: afventer → accepteret
Hvad kunden ser
| Funktion | Beskrivelse |
|---|---|
| Opgaver | Oversigt over kommende og tidligere opgaver |
| Fakturaer | Fakturaoversigt med beløb og detaljer |
| Ombooking | Kunden kan anmode om at flytte en opgave til en ny dato |
| Kommunikation | Kunden kan sende og modtage beskeder |
Ombookingsanmodninger
Når en kunde anmoder om ombooking via portalen:
- En anmodning oprettes med den ønskede nye dato og eventuel besked
- Du modtager anmodningen i Clientflow
- Godkend eller afvis anmodningen
Danske datakilder
Clientflow udnytter officielle danske datakilder, så du slipper for at taste adresser og ejendomsinfo ind manuelt. Alle kører automatisk uden opsætning.
| Kilde | Hvad den leverer |
|---|---|
| Adressesøgning | Autocomplete af danske adresser, validering og geokodning |
| Bygningsdata (BBR) | Opførelsesår, boligareal, bygningstype, matrikel |
| Skråfoto | Danske skråfotos — se bygningens facade fra fire vinkler |
| CVR-opslag | Automatisk opslag af juridisk navn og adresse på virksomhedskunder |
Data hentes automatisk i baggrunden, når du opretter en kontakt eller adresse.
Oversigt over alle integrationer
| Integration | Formål | Opsætning |
|---|---|---|
| Dinero | Fakturering og regnskab | Indstillinger → Regnskab |
| e-conomic | Fakturering og regnskab | Indstillinger → Regnskab |
| Billy | Fakturering og regnskab | Indstillinger → Regnskab |
| Telefoni | IVR, køer, opkaldsoptagelse, transskribering | Indstillinger → Integrationer → Kommunikation |
| SMS | Udgående SMS til kunder | Automatisk efter telefoni-opsætning |
| Send og modtag e-mail via eget domæne | Indstillinger → Integrationer → E-mail | |
| Fleet-tracking | GPS-tracking af køretøjer | Indstillinger → Flåde |
| Meta Lead Ads | Automatisk lead-indsamling fra Facebook/Instagram | Indstillinger → Leads → Kilder |
| Webhooks | Integration med eksterne systemer (ind og ud) | Indstillinger → Leads / Fakturering |
| Danske datakilder | Adresser, BBR, skråfoto, CVR | Automatisk |
| Kundeportal | Selvbetjening for kunder | Indstillinger → Generelt |