Abonnementer: Tilbagevendende serviceopgaver
Abonnementer er kernen i mange servicevirksomheder — faste kunder med regelmæssige besøg. Clientflow håndterer alt fra simple ugentlige besøg til komplekse ordninger, hvor forskellige services udføres med forskellige intervaller.
Hvad er et abonnement?
Et abonnement er en tilbagevendende serviceopgave, der automatisk genererer opgaver i kalenderen. I stedet for at oprette den samme opgave uge efter uge, definerer du mønsteret én gang — og Clientflow klarer resten.
Eksempler:
- Vinduespolering hver 4. uge hos Firmaet A/S
- Haveservice hver 2. uge fra maj til september
- Rensning af tagrender to faste datoer om året
Opret et abonnement
Grundlæggende opsætning
- Gå til Abonnementer → Opret abonnement.
- Under Kunde: vælg kunden og adressen.
- Under Services: tilføj services fra dit servicekatalog.
- Under Planlægning: vælg Abonnement (fast rytme) eller Efter behov (ingen fast rytme — besøgene bookes, når der er brug for dem).
- Vælg typen under Gentagelse: Alm. interval, Sæson eller Faste datoer. Se Hvilken type skal jeg vælge?, hvis du er i tvivl.
- Indstil rytmen:
- Alm. interval og Sæson: vælg Uger eller Måneder, intervallet (fx hver 4. uge) og Startuge. Under Sæson vælger du også sæsonens måneder.
- Faste datoer: vælg de datoer, besøgene skal ligge på hvert år.
- Vælg en Faktureringsmåde under Fakturering — se afsnittet om fakturering nedenfor.
- Klik Opret.
Under Planlægning ser du en linje med de næste besøg, så du kan tjekke, at rytmen er, som du forventer, før du gemmer.
De tre typer
| Type | Brug den, når … | Eksempel |
|---|---|---|
| Alm. interval | I kommer i samme rytme hele året | Vinduespolering hver 4. uge |
| Sæson | Der er en rytme, men kun i bestemte måneder | Græsslåning hver 2. uge maj–september |
| Faste datoer | Der er ingen rytme, kun bestemte datoer hvert år | Tagrender 15/5 og 1/10 |
Den fulde gennemgang med flere eksempler finder du i Hvilken type skal jeg vælge?.
Avanceret: Servicefrekvenser
Her adskiller Clientflow sig fra mange andre systemer. Du kan have forskellige frekvenser for hver service i det samme abonnement.
Eksempel: Rengøringsfirma
- Grundfrekvens: Hver 2. uge
- "Standard rengøring" — hver gang (× 1)
- "Vinduespolering" — hver 4. gang (× 4, dvs. hver 8. uge)
- "Hovedrengøring" — hver 6. gang (× 6, dvs. hver 12. uge)
For sjældnere services kan du angive en forekomst-offset — f.eks. at vinduespolering udføres ved besøg nr. 2 i cyklen (ikke nr. 1).
Tidsrum og medarbejdere
Et abonnement har ikke én fast medarbejder — ruteplanlægningen fordeler besøgene. Har kunden særlige ønsker, åbner du Tilpas tidsrum & medarbejdere nederst i abonnementet:
- Tidsvinduer — hvornår på dagen besøget må ligge, fx kun formiddag.
- Ugedage — hvilke dage der er tilladt eller ikke tilladt.
- Medarbejdere — hvem der må (Tilladte) eller ikke må (Ikke tilladt) komme hos kunden.
- Kun ved tilstedeværelse — tidsrum og ugedage gælder kun for besøg, hvor mindst én service kræver, at kunden er hjemme. Medarbejderreglerne gælder altid.
Fakturering
Under Fakturering vælger du, hvordan abonnementet faktureres. Det er uafhængigt af, hvor ofte I kommer.
| Faktureringsmåde | Sådan virker det | Kan bruges med |
|---|---|---|
| Pr. besøg | Hvert besøg faktureres for sig. | Alle tre typer |
| Hvert N. besøg | Besøgene samles på én faktura. I Besøg pr. faktura angiver du hvor mange — fakturaen er klar, når så mange besøg er udført. | Alle tre typer |
| Pr. sæson | Kunden betaler én fast Sæsonpris for hele sæsonen. | Kun Sæson |
Ved Hvert N. besøg og Pr. sæson samles fakturaen i en kladde. Den sendes først, når du bogfører kladden under Økonomi → Kladder.
Pr. sæson
Pr. sæson kan kun vælges under typen Sæson. En sæson er altid én sammenhængende periode — fx april–september eller november–marts.
- Sæsonpris — beløbet kunden betaler for en hel sæson. Du skriver det i den momsvisning, der er valgt med knappen Inkl. moms / Ekskl. moms i Services-kortet. Skifter du visning, regnes beløbet om.
- Linjepriserne på besøgene beregnes ud fra sæsonprisen, fordelt efter tid. De bruges til løn og omsætning, mens kunden faktureres sæsonprisen. Ekstra linjer, du tilføjer på et besøg, faktureres oveni.
- Faktureringstidspunkt vises kun ved Pr. sæson:
- Forud — sæsonfakturaen er klar, når sæsonen begynder.
- Bagud — sæsonfakturaen er klar, når det første besøg i sæsonen er udført. Det er standard.
Prisen for første sæson
Starter kunden midt i en sæson, skal de sjældent betale for en hel sæson. Derfor viser abonnementet feltet Pris for resten af sæsonen med en linje som "5 af 7 besøg i denne sæson".
- Forslaget står i feltet, når du opretter abonnementet. Det er sæsonprisen fordelt på de besøg, der er tilbage af sæsonen.
- Forslaget følger de besøg, planen lægger i første sæson. Besøg, du bagefter tilføjer i kalenderen, ændrer ikke prisen.
- Vil du tage mere — eller et andet beløb — så skriv beløbet selv, eller tryk Fuld pris for at fakturere hele sæsonprisen.
- Forslaget afrundes efter jeres afrundingsregler i Priskonfiguration. En hel sæson afrundes aldrig.
- Under feltet står Næste sæson med den fulde sæsonpris. Fra anden sæson betaler kunden altid den fulde pris.
Har planen ingen besøg i første sæson, faktureres der først fra næste sæson, og feltet kan ikke udfyldes. Når første sæson er faktureret, kan prisen ikke længere ændres.
Abonnementsstatus
| Status | Betydning |
|---|---|
| Aktiv | Opgaver genereres løbende |
| Pauset | Midlertidigt stoppet — ingen nye opgaver genereres, men abonnementet bevares |
| Annulleret | Stoppet — kan genaktiveres, hvis kunden vender tilbage |
Du ændrer status fra knappen nederst i abonnementet: Pause eller slet på et aktivt abonnement, Genaktiver på et pauset og Genaktiver eller slet på et annulleret.
Pausér et abonnement
Nyttigt når en kunde er på ferie eller midlertidigt ikke ønsker service. Du kan vælge mellem:
- Pause indtil genaktivering — abonnementet sættes på pause uden slutdato og skal genaktiveres manuelt.
- Pause med ny startuge — abonnementet genoptages automatisk fra den uge, du vælger.
De planlagte besøg fra og med denne uge fjernes, mens abonnementet er på pause. Når det genoptages, oprettes nye besøg ud fra rytmen.
Annullér et abonnement
Vælg Annuller abonnement. Abonnementet annulleres, og alle fremtidige planlagte besøg slettes. Vil du beholde det næste besøg, så sæt flueben i Behold den næste planlagte ordre — det bliver så stående som en selvstændig ordre.
Et annulleret abonnement kan genaktiveres senere. Så oprettes nye besøg ud fra den eksisterende rytme.
Abonnementer i kalenderen
Opgaver fra abonnementer er tydeligt markeret i kalenderen:
- Et abonnements-badge viser at opgaven er del af et abonnement
- Hvis ruteoptimeringen har flyttet opgaven, vises den oprindelige dato og den sparede køretid i minutter
- Klik på opgaven for at se alle detaljer, inkl. hvilke services der er på dette besøg
Abonnementer og priser
Hver service i abonnementet har sin standardpris fra servicekataloget. Du kan tilpasse prisen pr. abonnement — f.eks. give rabat til langvarige kunder.
Tip: I Rapporter → Omsætning kan du se din Monthly Recurring Revenue (MRR) baseret på aktive abonnementer. Dette giver dig et overblik over din faste, forudsigelige indkomst.
Abonnementer og billeder
Billeder kan vedhæftes et abonnement og gælder automatisk for alle opgaver i abonnementet. Praktisk til:
- Reference-billeder af ejendommen
- Kort over adgangsforhold
- Billeder af særlige forhold (f.eks. "lås til baghaven er under potteplanten")
Abonnementer og notifikationer
Kunder med abonnement kan modtage automatiske påmindelser før hvert besøg:
- SMS og/eller e-mail
- Konfigurerbart antal dage før besøget
- Forskellige indstillinger for opgaver der kræver tilstedeværelse vs. ikke-tilstedeværelse
- Indstillinger kan tilpasses pr. kunde (override af standardindstilling)
Typiske arbejdsgange
Ny abonnementskunde
- Opret kunde med adresse(r) → 2. Opret abonnement med services, type og rytme → 3. Sæt notifikationsindstillinger → 4. Kør planlægning for at tildele optimale tidspunkter
Kunde ønsker at ændre frekvens
- Åbn abonnementet → 2. Ændr frekvensen → 3. Gem → 4. Kør planlægning igen for at opdatere kalenderen
Sæsonkunde
Kommer I kun i en del af året — fx haveservice fra maj til september — så vælg typen Sæson og sæsonens måneder. Besøgene lægges kun i sæsonen, år efter år, så du ikke skal pause og genoptage abonnementet hver vinter. Skal kunden betale én fast pris for sæsonen, vælger du Pr. sæson under Fakturering.
Kunde opsiger
- Åbn abonnementet → 2. Klik Pause eller slet → 3. Vælg Annuller abonnement og bekræft — alle fremtidige planlagte besøg slettes, medmindre du vælger at beholde det næste
Relateret
- Hvilken type skal jeg vælge? — Alm. interval, Sæson eller Faste datoer: sådan vælger du rigtigt.
- Priskonfiguration — timepris og de afrundingsregler, der også afrunder prisen for første sæson.
- Kontakter og kundekartoteket — kundekortet, segmenter, noter og servicehistorik bag hvert abonnement.
- Integrationer og fakturering — send abonnementsfakturaer til Dinero, Billy eller e-conomic automatisk.