Kalender og ruteoptimering
Kalenderen er dit daglige styringsværktøj — det sted, hvor du planlægger, tildeler og optimerer alle opgaver for dine medarbejdere. Sammen med den indbyggede ruteoptimering sparer Clientflow typisk 20-30% køretid.
Kalendervisning
Ugevisning (standard)
Kalenderen viser én ISO-uge ad gangen med:
- Rækker = dine medarbejdere
- Kolonner = mandag til søndag
- Opgavekort stablet vertikalt i hver celle
Hvert opgavekort viser:
- Kundenavn og adresse
- Tidsvindue (f.eks. 08:00-09:30)
- Estimeret varighed
- Statusfarve (planlagt, igangværende, afsluttet, annulleret)
- 🔒 Lås-ikon hvis opgaven er låst
- ⚡ Fleksibel-badge for fleksible opgaver
- ➡️ Flyttet-badge med oprindelig dato og sparede minutter
Navigation
- Pile (← →) for at skifte uge
- I dag-knap for at springe til aktuel uge
- Uge-vælger for at gå direkte til en bestemt uge
- Ugenummeret vises tydeligt (f.eks. "Uge 14, 2026")
Medarbejder-filtrering
I kalenderhovedet kan du tænde/slukke for visning af individuelle medarbejdere. Nyttigt når du kun vil fokusere på bestemte medarbejderes skemaer.
De tre visninger
Kalendersiden har tre faneblade:
1. Kalender (ugevisning)
Standard planlægningsvisning som beskrevet ovenfor.
2. Dagsplan (telefon-forhåndsvisning)
En forhåndsvisning af, hvordan feltarbejderen ser sin dag i mobilappen. Viser:
- Opgaverne i rækkefølge for den valgte dag
- Estimeret køretid mellem stop
- Navigation, opkald og statusknapper
- Nyttigt til kvalitetstjek: "Ser ruten fornuftig ud for Ahmed i morgen?"
3. Live kort
Realtids-kort med dine køretøjers positioner (kræver Clientflows fleet-tracking):
- Se alle køretøjer på kortet samtidig
- Klik på et køretøj for at se turhistorik
- Farvekodede ruter baseret på hastighed
- Nyttigt til: "Hvor er Lars lige nu?" eller "Hvor langt er Mohammed fra næste kunde?"
Opret opgaver fra kalenderen
- Klik på en ledig plads i kalenderen (eller brug Opret opgave-knappen)
- Dialogen åbnes med medarbejder og dato forudfyldt
- Vælg kunde, adresse, services, tidsvindue og låsningstype
- Klik Gem
Flyt opgaver med træk-og-slip
Du kan trække et opgavekort fra én celle til en anden for at:
- Flytte opgaven til en anden dag (inden for ugen)
- Tildele opgaven til en anden medarbejder
- Begge dele på én gang
Højreklik-menu
Højreklik på en opgave for hurtige handlinger:
- Redigér, Annullér, Slet
- Lås / Lås op
- Se abonnement eller kunde
- Vis rutekort
- Åbn dagsplan for denne dag
- Flyt alle opgaver — flyt samtlige af en medarbejders opgaver for en dag til en anden medarbejder/dato (f.eks. ved sygdom)
Ruteoptimering
Hvordan det virker
Clientflow beregner de mest effektive ruter for dine medarbejdere:
- Input: Alle opgaver for ugen, medarbejdernes hjemmeadresser, estimerede opgavetider, låsninger og begrænsninger
- Beregning: Systemet finder den optimale fordeling og rækkefølge af opgaver
- Output: Opgaver flyttes (hvis de ikke er låst), og kalenderen opdateres
Kører I flere geografiske afdelinger, beregnes hver afdeling for sig — én kørsel pr. afdeling pr. uge, så en opgave i den ene afdeling aldrig lander hos en medarbejder i den anden. Se Enheder.
Kør planlægning manuelt
- Naviger til den ønskede uge
- Klik Genplanlæg i topmenuen
- Vent på beregningen (typisk 5-30 sekunder)
- Gennemgå ændringerne i kalenderen
Automatisk natlig planlægning
I Indstillinger → Planlægning kan du aktivere automatisk ruteoptimering:
- Tidspunkt — hvornår optimeringen skal køre (standard: kl. 02:00)
- Systemet kører planlægning for den kommende uge hver nat
- Du får besked om resultatet (succes eller fejl)
Forstå låsninger
Låsninger er din måde at fortælle planlægningssystemet: "Rør ikke denne opgave." Låsningsniveauer i stigende restriktivitet:
| Niveau | Hvad er fast | Hvad kan flyttes |
|---|---|---|
| Ingen låsning | Intet | Alt (dag, tid, medarbejder) |
| Dag | Dagen | Tid og medarbejder |
| Dag + tid | Dag og tidsvindue | Medarbejder |
| Dag + medarbejder | Dag og medarbejder | Tid |
| Dag + medarbejder + tid | Alt undtagen rækkefølge | Kun rækkefølge |
| Fast | Alt | Intet |
Automatisk låsning: Når en kunde modtager en notifikation om et besøg, låses opgaven automatisk op til det konfigurerede niveau (indstilleligt i Indstillinger → Planlægning). Dette forhindrer, at kunden får besked om ét tidspunkt, og opgaven derefter flyttes.
Hvad kan planlægningssystemet IKKE?
- Det flytter aldrig opgaver til en dag, hvor medarbejderen har fri eller er syg
- Det respekterer altid arbejdstider (opgaver placeres kun inden for medarbejderens skema)
- Det opretter aldrig nye opgaver — det optimerer kun placeringen af eksisterende
- Opgaver uden gyldig adresse (manglende koordinater) springes over med en advarsel
Ikke-tildelte ordrer
Ordrer der ikke kunne placeres vises i Ikke-tildelte ordrer-panelet til højre. Hver ordre får en årsagsbadge:
| Badge | Hvad det betyder | Hvordan du løser det |
|---|---|---|
| Tidsvindue | Kundens tidsvindue passer ikke til nogen ledig medarbejder | Udvid tidsvinduet, eller lås ordren op |
| Medarbejderkrav | Ordren kræver en bestemt medarbejder, der ikke er ledig | Tjek at medarbejderen er aktiv den uge |
| Kapacitet | Alle medarbejdere er fuldt bookede den dag/uge | Overvej at tilføje medarbejder eller omfordele |
| For snævert | Kombinationen af tidsvindue + kørsel giver for lidt spillerum | Giv ±30 min ekstra buffer i tidsvinduet |
| Pause | Pausen kan ikke passes ind uden at springe vinduet | Juster pausevinduet under medarbejderens kalenderindstillinger |
Træk ordren manuelt til en ledig plads, eller juster begrænsningerne og kør planlægning igen.
Sidebar: Kapacitetsoverblik
Kalendersidebaren (venstre panel) viser:
Ugeoverblik
- Samlet antal opgaver for ugen
- Samlede timer
- Kapacitetsudnyttelse i procent
Medarbejder-statistik
Karrusel med pr.-medarbejder data:
- Antal tildelte opgaver
- Estimeret køretid
- Kapacitetsudnyttelse
Annullerede opgaver
Liste over opgaver der er annulleret i den valgte uge — så du hurtigt kan se, om der er ledig kapacitet.
Undtagelser (fravær)
Håndtér sygdom, ferie og helligdage:
- Klik Tilføj undtagelse i kalenderhovedet
- Vælg medarbejder
- Vælg type: Sygedag, Ferie, Helligdag, Anden
- Vælg datointerval
Undtagelser vises visuelt i kalenderen og forhindrer planlægningssystemet i at tildele opgaver.
Sygdom med eksisterende opgaver
Når en medarbejder melder sig syg og allerede har opgaver:
- Opret undtagelsen (sygedag)
- Brug Flyt alle opgaver (højreklik-menuen) til at flytte opgaverne til en kollega
- Alternativt: kør planlægning igen for at lade systemet fordele opgaverne optimalt
Medarbejder-multiplikatorer
Clientflow lærer over tid, hvor hurtigt hver medarbejder udfører opgaver sammenlignet med estimaterne:
- Multiplikator < 1.0 (f.eks. 0.85×) = medarbejderen er hurtigere end gennemsnittet
- Multiplikator = 1.0 = medarbejderen matcher estimaterne
- Multiplikator > 1.0 (f.eks. 1.15×) = medarbejderen bruger mere tid end estimeret
Når aktiveret i planlægningsindstillingerne, justerer ruteoptimeringen automatisk tidsestimaterne pr. medarbejder — så Ahmed, der er hurtig, får lidt flere opgaver, og Peter, der er grundig, får lidt færre.
Se multiplikatorer og trends i Indstillinger → Medarbejdere → vælg en medarbejder → Multiplikator-kortet.
Planlægningsindstillinger
I Indstillinger → Planlægning finder du:
| Indstilling | Beskrivelse |
|---|---|
| Max daglige arbejdstimer | Øvre grænse for opgavetimer pr. medarbejder pr. dag |
| Medarbejder-multiplikatorer | Tænd/sluk for hastigheds-justering pr. medarbejder |
| Lås-buffer | Ekstra minutter reserveret omkring låste opgaver |
| Låsningstype ved notifikation | Hvilket låsningsniveau der automatisk anvendes, når kunden er notificeret |