GDPR: EU's databeskyttelsesforordning, der regulerer, hvordan virksomheder må indsamle, bruge, opbevare og slette personoplysninger. Den gælder også små servicevirksomheder, der har kunders navne, adresser og telefonnumre i et system, et regneark eller på papir.
Gem kun de oplysninger, du har brug for, beskyt adgangen til dem, og hav databehandleraftaler med de leverandører, der opbevarer data for dig.
Figur
Hvor længe må du gemme kundedata?
- SalgetKunde og faktura gemmesKun de oplysninger, du har brug for
- 2 år uden købSlet kontaktoplysningerneDatatilsynets vejledende eksempel
- 5 årFakturaen må slettesRegnet fra udgangen af regnskabsåret
Eksempel
Et rengøringsfirma har 300 private kunder i et regneark med navn, adresse, telefon, rengøringsinterval og en note om, hvor nøglen ligger (eksempeltal). Ejeren flytter listen til et system med personligt login, sletter kontaktoplysninger om kunder, der ikke har købt noget i over to år, og beholder kun fakturaerne, som skal gemmes efter bogføringsloven.
Typiske fejl
- At dele kundelister i private beskedtråde uden adgangskontrol.
- At gemme alarmkoder og nøglesteder i klar tekst.
- At beholde gamle kundeoplysninger 'for en sikkerheds skyld'.
- At tro, at GDPR kun gælder store virksomheder.
Spørgsmål og svar
Hvor længe må jeg gemme oplysninger om tidligere kunder?
Må jeg sende tilbud til tidligere kunder?
Citér: “GDPR”, vores ordbog, clientflow.nu/da/hub/ordbog/gdpr