Kundekartotek: Samlet oversigt over kunder med kontaktoplysninger, adresser, aftaler, besøgshistorik og særlige forhold som adgang og husdyr. Kartoteket kan være et system eller et regneark og er grundlaget for planlægning, fakturering og opfølgning.
Kundekartoteket indeholder personoplysninger, og du er dataansvarlig for dem. Gem kun det nødvendige, begræns adgangen, og slet oplysninger, du ikke længere har brug for.
Figur
Du er dataansvarlig for kartoteket
- Begræns adgangenMontøren ser kun dagens kunder
- DatabehandleraftaleMed systemleverandøren
- Slet det unødvendigeKoder og adgangsnoter
- Anmeld brudOm muligt inden 72 timer
Eksempel
Et VVS-firma samler kunderne i et feltservicesystem: adresse, installationer, tidligere besøg, koder til nøglebokse og en note om en hund i baghaven. Montørerne ser kun de kunder, de skal ud til den dag. Firmaet har en databehandleraftale med systemleverandøren, og en gang om året sletter kontoret koder og adgangsnoter hos kunder, der er stoppet.
Typiske fejl
- At gemme koder og nøglenoter i et regneark, som alle medarbejdere kan åbne.
- At lade hver medarbejder føre sin egen kundeliste på telefonen.
- At skrive nedsættende bemærkninger om kunder i noterne.
- Ikke at opdatere kartoteket, når en kunde flytter eller opsiger aftalen.
Spørgsmål og svar
Skal jeg have en databehandleraftale med leverandøren af mit kundesystem?
Hvad gør jeg, hvis en telefon eller computer med kundekartoteket bliver stjålet?
Hvor længe må jeg gemme oplysninger om tidligere kunder?
Citér: “Kundekartotek”, vores ordbog, clientflow.nu/da/hub/ordbog/kundekartotek