Ruteplanlægning for faste kunder: zoner, intervaller og kapacitet

Start med zoner – ikke med kunderne

Del dit område op i zoner, som hver kan klares på én arbejdsdag, og giv hver zone en fast plads i din cyklus. En ny kunde lægges i den zone, adressen ligger i – ikke på den dag, der tilfældigvis er ledig. Det holder køretiden nede og gør planen forudsigelig.

Tegn dine kunder ind på et kort, og find de naturlige klynger: en bydel, et par landsbyer, et erhvervskvarter. Grænserne skal følge veje og broer, ikke postnumre alene – to kunder på hver sin side af en motorvej kan være længere fra hinanden, end kortet ser ud til.

Giv hver zone et fast nummer eller navn, fx 'rutedag 7: Vestbyen'. Det er den dag, alle kunder i zonen besøges, når det er deres tur. Princippet kaldes også områdedage og er grundlaget for høj rutetæthed.

Er en zone for stor til én dag, så del den. Er den for lille, så slå den sammen med en nabozone eller brug den ledige tid til engangsopgaver i samme område.

Vælg intervaller, der går op i hinanden

Intervaller på 2, 4 og 8 uger passer ind i den samme cyklus på 8 uger, så de er nemme at planlægge. 6 uger passer ikke med 4 og 8 – det kræver en cyklus på 24 uger. Tilbyd derfor få faste intervaller, der går op i hinanden, og saml afvigere i en særskilt runde.

Antallet af besøg om året er simpel matematik: 52 uger divideret med intervallet. Et kvartalsinterval på 12 uger går op med 4 uger, men ikke med 8 uger. Jo flere intervaller du blander, jo sværere bliver det at se, om en rutedag er fuld.

En praktisk løsning er at bygge ruten over en grundcyklus på 4 uger og lade kunder på 8 uger skiftevis ligge i runde A og runde B. Kunder på 12 uger fordeles på tre runder: A, B og C. Så har hver rutedag de samme kunder på 4 uger hver gang og en fast andel af de øvrige.

Regn kapaciteten pr. dag ud

Kapaciteten pr. dag er den tid, der er tilbage til opgaver, når kørsel, pauser og en buffer er trukket fra. Del den med den gennemsnitlige tid pr. besøg, så ved du, hvor mange kunder en rutedag kan bære. Brug dine egne målte tider – ikke dem, du håber på.

Mål i to til fire uger, hvor lang tid dine besøg reelt tager, og hvor lang tid du kører mellem dem og til og fra ruten. Brug de tal i planlægningen. En plan, der bygger på den hurtigste dag, holder ikke en regnvejrsdag.

Bufferen er ikke spild. Den tager en kunde, der vil snakke, en ekstra opgave, en forsinkelse i trafikken eller en kunde, der skal besøges igen. Uden buffer ender du med at flytte besøg – og så falder kundernes tillid til planen.

Balancér runderne, så dagene er lige fyldte

Den mest almindelige fejl er at lægge alle kunder på 8 uger i samme runde. Så er rutedagen overfyldt hver anden gang og halvtom de andre. Fordel kunder med lange intervaller jævnt på runde A og B – eller A, B og C – så belastningen er den samme hver gang.

Tæl for hver rutedag, hvor meget tid der er planlagt i hver runde. Hvis runde A har markant mere end runde B, så flyt nogle af kunderne på 8 uger. Gør det ved næste naturlige besøg, og giv dem besked om den nye dato.

Sådan indsætter du en ny kunde

Find zonen, adressen hører til, og se på zonens rutedag, om der er plads i den runde, kunden skal ind i. Er der plads, tilbyder du den faste dag. Er der ikke plads, så sig det ærligt og tilbyd en venteliste – eller en højere pris, hvis kunden ligger uden for dine zoner.

Det frister at sige ja til alle. Men en kunde, der lægges på en tilfældig ledig dag langt fra ruten, koster mere i kørsel, end besøget giver. Det er her, zoner og kapacitet betaler sig: Du kan se med det samme, om kunden passer ind.

1. Slå adressen op: hvilken zone og rutedag hører den til?
2. Vælg interval sammen med kunden – helst et, der passer i din cyklus.
3. Tjek kapaciteten i den runde, hvor kunden lettest passer ind.
4. Er der plads: tilbyd zonens faste dag og den første dato.
5. Er der ikke plads: tilbyd venteliste, et andet interval eller et kørselstillæg, hvis adressen ligger uden for dine zoner.
6. Planlæg ekstra tid til første besøg – det tager ofte længere end de følgende.
7. Opdatér kapacitetstallene, så næste forespørgsel bygger på den aktuelle plan.

Sådan håndterer du aflysninger og vejrlig

Lad ikke en aflysning flytte hele planen. Aflyser kunden, springer du besøget over og kommer igen på næste faste dato – eller tilbyder et besøg på zonens næste rutedag. Vejrlig og sygdom håndteres bedst med en fast bufferdag og en klar regel for, hvordan besøg flyttes.

Skriv reglerne for aflysning og flytning ind i dine handelsbetingelser: hvornår kunden senest kan aflyse, hvad der sker med besøget, og om der er gebyr for sen aflysning eller forgæves kørsel. Så er det ikke en forhandling hver gang.

En fast bufferdag, fx hver fjerde fredag, giver plads til at indhente besøg, der er udsat på grund af regn, frost eller sygdom, uden at resten af planen rykker sig. Er bufferdagen ikke brugt, kan du fylde den med engangsopgaver eller administration.

• Kunden aflyser: spring over, og kom igen på næste faste dato.
• Kunden beder om et ekstra besøg: læg det på zonens næste rutedag, hvis der er plads.
• Vejret stopper dig: flyt til bufferdagen, og send besked samme morgen.
• Kunden flytter inden for dit område: flyt kunden til den nye zones rutedag.
• Kunden flytter ud af dit område: afslut aftalen efter dine opsigelsesvilkår.

Kan du planlægge en rute med flere stop gratis?

Ja. I Google Maps på en computer kan du lægge op til 9 stop ind på én rute – inklusive den endelige destination – og trække stoppene i den rækkefølge, du vil køre dem. Google beskriver ikke en funktion, der selv finder den bedste rækkefølge, så med flere stop end det, eller hvis rækkefølgen skal regnes ud for dig, skal du bruge et program med ruteoptimering.

Til en rutedag med faste kunder i én zone er et gratis kort ofte nok: Zonerne har allerede samlet kunderne, og du kender vejene. Læg dagens adresser ind i den rækkefølge, du plejer at køre, og brug kortet til at se, om der er et stop, der ligger skævt. En gartner med otte haver i samme bydel kan klare sig langt med den metode.

Grænsen går, når dagen har flere stop, end kortet kan tage, når flere biler skal fordele de samme opgaver, eller når rækkefølgen skal tage højde for aftalte tidsrum. Så begynder et ruteprogram eller et feltservice-system med ruteoptimering at spare tid. Sammenlign på, hvor mange stop der kan være på en rute, om tidsrum og arbejdstid pr. opgave kan tages med, og om ruten kan sendes til medarbejderens telefon.

• Op til 9 stop inklusive slutdestinationen: Google Maps på en computer.
• Flere stop eller flere biler: et program med ruteoptimering.
• Aftalte tidsrum hos kunderne: et program, der kan tage højde for dem.
• Samme kunder i samme rækkefølge hver gang: gem rækkefølgen i dit regneark eller system, så du ikke skal lægge den ind igen.

Kilder:[1] Google

Sådan følger du op på ruten

Du kan starte med et regneark og et kort med kundernes adresser. Når du har mange faste kunder eller flere medarbejdere, giver et feltservice-system med gentagne opgaver og ruteoptimering overblik. Mål omsætning pr. rutedag, besøg pr. dag og køretid pr. besøg hver måned.

Et regneark er fint, så længe du selv planlægger: én linje pr. kunde med zone, interval, runde og gennemsnitstid. Et kort med kundernes adresser viser hurtigt, om zonerne hænger sammen. Når planen skal deles med medarbejdere, og beskeder til kunderne skal sendes automatisk, er et system med gentagne opgaver, ruteoptimering og kundebeskeder oftest det næste skridt.

Uanset værktøj er nøgletallene de samme. Følg dem hver måned, og sammenlign rutedagene: Hvilke zoner giver mest omsætning pr. dag, og hvilke kører du mest i?