Ordrer i Clientflow: fra aftale til faktura uden at miste tråden

Jeg snakker ofte med håndværkere og servicevirksomheder der bruger tre-fire systemer i hverdagen: ét til kalenderen, ét til kunderne, ét til ruten, og et regneark til at holde sammen på det hele. Det fungerer — lige indtil en kunde ringer og vil flytte sin tid, en medarbejder melder sig syg klokken halv syv, og en abonnementskunde pludselig ikke skal have besøg næste uge alligevel. Så bryder kæden — og nogen skal sidde og rette i fire systemer for at få det til at passe igen.

Det er præcis det problem ordre-modulet i Clientflow er bygget til at løse. Ikke som en ny ting at lære, men som det sted alle de andre dele samles. I dette indlæg vil jeg vise dig hvordan en ordre lever fra den oprettes til den bliver til et fakturagrundlag — og hvorfor det betyder, at du kun retter ét sted når virkeligheden ændrer sig.

Hvad en ordre egentlig er hos os

I Clientflow er en ordre ikke bare en kalenderbooking. Det er en samling af en kunde, en serviceadresse, en eller flere ydelser (vi kalder dem ordrelinjer), en planlagt tid, en tildelt medarbejder, og en status der følger den fra 'planlagt' til 'udført'. Alt sammen knyttet til den rigtige tenant — altså din virksomhed — så data aldrig blander sig med andres.

Hver ordrelinje har sin egen pris og sin egen forventede varighed. Det lyder banalt, men det er forskellen på et system der kan fakturere korrekt og et der ikke kan. Når vinduespudseren har taget både stueetage og første sal hos en kunde, er det to linjer — med hver sin pris og hver sin tid — på samme ordre. Det gør det også muligt at se hvor lang tid besøget rent faktisk tager, sammenlignet med hvad der blev planlagt.

Når en ordre oprettes, sker det gennem én central funktion i databasen som vi kalder insert_order_with_lines — på dansk: 'opret ordre med linjer i én bevægelse'. Det betyder at en ordre aldrig kan ende halvfærdig. Enten oprettes hele molevitten korrekt, eller også sker der ingenting. Det lyder teknisk, men i praksis betyder det at du aldrig finder en ordre uden linjer eller en linje uden ordre — den slags rod der hober sig op i ældre systemer.

Når kunden ringer og vil flytte tiden

Det her er hverdagens prøve. En kunde ringer tirsdag morgen og vil rykke sin aftale fra torsdag til fredag. I gamle systemer betyder det: find ordren, ret datoen, ret medarbejderen hvis det ikke passer, ret ruten manuelt, husk at sende en ny besked til kunden, og krydse fingre for at planlæggeren ikke overskriver det i morgen.

I Clientflow trækker du ordren til den nye dag i kalenderen. Det udløser én ting: ordren får et 'lås' (vi kalder det locked) som betyder at automatikken ikke må røre den. Den nye tid er din aftale med kunden, og ingen ruteoptimering eller medarbejderskifte rykker den uden du selv siger det. Samtidig får kunden besked automatisk hvis du har slået notifikationer til på den ordretype.

Hvis du i stedet vil have systemet til at finde den bedste tid på fredagen — fordi du ikke selv har lyst til at puzzle — så låser du bare dagen, ikke klokkeslættet. Næste gang ruteplanlæggeren kører, finder den selv den rigtige plads i dagen baseret på hvor de andre kunder ligger. Du bestemmer hvor meget kontrol du vil give fra dig, ordre for ordre.

Den syge medarbejder klokken halv syv

Det her er scenariet der får planlæggere til at få grå hår. En medarbejder ringer ind og er syg. Han har syv ordrer på sin rute i dag. Hvad gør du?

I Clientflow vælger du medarbejderen, trykker 'sygemeld', og systemet spørger om du vil aflyse dagens ordrer, flytte dem til andre medarbejdere, eller skubbe dem til en anden dag. Vælger du at omfordele, kører ruteoptimeringen automatisk og fordeler ordrerne på de andre medarbejdere der er på arbejde — med respekt for de aftaler der allerede er låste. Kunderne får besked hvis tiderne ændrer sig væsentligt.

Det hele er ét flow, ikke syv. Og fordi hver ordre kender sin egen forventede varighed, sine egne tidsbindinger (nogle kunder skal have besøg mellem 8 og 10, andre har frit), og sin egen serviceadresse med rigtige koordinater, kan systemet faktisk regne på det. Det er ikke magi — det er bare at data ligger det rigtige sted.

Abonnementer der opfører sig som de skal

Abonnementer er en disciplin for sig. Hvis du har en kunde på et 8-ugers vinduespudsningsabonnement, skal næste besøg automatisk dukke op i kalenderen — også et halvt år frem. Læs mere om hvordan vi tænker abonnementsaftaler hvis det er en stor del af din forretning.

Hver nat kører Clientflow en funktion vi kalder generate_subscription_orders — den genererer nye ordrer for abonnementskunder, så langt frem som du har valgt. Den er bygget med ét vigtigt princip: den tilføjer kun, den sletter aldrig. Hvis du har rykket et besøg, eller en sæsonkunde har fået en ekstra omgang midt på sommeren, så lader generatoren det stå. Den fylder bare hullerne ud.

Hvis kunden ændrer sit abonnement — får tilføjet en ydelse, ændret pris eller en ny serviceadresse — opdaterer vi de fremtidige ordrer der ikke er låste. De låste rører vi ikke. Det betyder du kan ændre et abonnement uden at være bange for at ødelægge en aftale du allerede har bekræftet med kunden. Og hvis selve intervallet ændrer sig (fra 8 til 6 uger fx), bliver de gamle ordrer flagget som 'forældede' så du selv kan beslutte hvad der skal ske — ingen pludselige sletninger.

Fra udført ordre til fakturagrundlag

Når en medarbejder afslutter en ordre på telefonen — vi har en dagsplan-visning bygget til mobilen — kan han justere ordrelinjerne. Tog det længere tid end forventet? Skulle der ekstra arbejde til? Det noteres på linjen, ikke som en løs bemærkning i et felt nogen senere skal tyde. Den faktiske tid og den faktiske pris bliver del af ordrens historik.

Når ordren er færdig, ligger den klar som fakturagrundlag i dit regnskabssystem — vi har integration til Dinero og e-conomic, og betalingen kan tages via MobilePay eller Stripe. Du behøver ikke kopiere data manuelt. Det er stadig din beslutning hvornår fakturaen sendes (samlefaktura én gang om måneden, eller med det samme), men grundlaget er der allerede.

For mig er det her det mest undervurderede ved et godt ordre-modul: ikke at det automatiserer faktureringen, men at det fjerner det dobbeltarbejde der opstår når man skal indtaste de samme oplysninger tre gange i tre systemer. Det er der timerne forsvinder for små servicevirksomheder.

Sådan kommer du i gang

Det enkleste er at oprette en gratis prøvekonto og lægge tre-fire af dine faste kunder ind, sammen med en typisk ordre fra hver. Så har du et realistisk billede af hvordan kalenderen ser ud for netop din forretning, ikke et demo-eksempel.

Hvis du kommer fra et andet system og har eksisterende kunder eller abonnementer, så skriv til os. Vi har hjulpet virksomheder med at flytte data ind fra Fenster, Cleanmanager, Previsto og flere — og vi gør det uden at du skal sidde med Excel-ark om aftenen. Det er en del af onboardingen.

Og hvis du bare vil have en snak om hvorvidt det giver mening i din branche, så book et opkald. Jeg tager dem gerne selv. Det varer 20 minutter, og du ender enten med at vide præcis hvorfor det passer til dig, eller præcis hvorfor det ikke gør.