Krav til en faktura: det skal den indeholde

Hvad skal en fuld faktura indeholde?

En fuld faktura skal indeholde fakturadato, et fortløbende nummer, sælgers CVR- eller SE-nummer, sælgers og købers navn og adresse, ydelsens art og omfang, leveringsdato, hvis den afviger fra fakturadatoen, pris pr. enhed uden moms, eventuelle rabatter, momssats og momsbeløb. Mangler en oplysning, kan det koste kunden momsfradraget.

Kravene står i momsbekendtgørelsens § 58 og gælder også kreditnotaer og elektroniske fakturaer. For en servicevirksomhed kan 'pris pr. enhed' fx være en timepris eller en fast pris for en standardydelse. Kan ydelsen ikke deles op i enheder, er enhedsprisen den samlede pris uden moms.

Lav fakturaen i et format, der ikke kan rettes bagefter, fx pdf, og gem et eksemplar som bilag i dit eget regnskab. På en fuld faktura skal momsbeløbet og momssatsen stå særskilt – det er ikke nok at skrive, at momsen udgør 20 % af totalen.

Kilder:[1] Skattestyrelsen[2] Skattestyrelsen

Hvornår må du bruge en forenklet faktura?

En forenklet faktura må bruges til andre momsregistrerede virksomheder, når beløbet er under 3.000 kr., og virksomheder, der mest sælger til private, kan udstede forenklede fakturaer. Men der skal altid udstedes en fuld faktura, når kunden skal have servicefradrag, eller når en ydelse til en privat kunde koster 5.000 kr. eller mere inkl. moms.

En forenklet faktura skal indeholde dit navn og adresse, CVR-nummer, fortløbende nummer, fakturadato, ydelsens art og omfang samt det samlede beløb og momsbeløbet. Her må du godt skrive, at momsen udgør 20 % af den samlede pris inkl. moms.

For de fleste udkørende servicevirksomheder er det enklest altid at sende en fuld faktura. Så er du dækket, uanset om kunden bruger servicefradraget, er en virksomhed eller betaler et større beløb.

Kilder:[3] Skattestyrelsen

Hvad kræver en faktura med servicefradrag?

Kunden kan kun få servicefradrag, når du er momsregistreret og udsteder en faktura med dit CVR-nummer og en specifikation af arbejdslønnen. Betalingen skal ske elektronisk, fx via bankoverførsel, kort eller MobilePay. Kontant betaling giver ikke fradrag, så gør det let at betale elektronisk fra første besøg.

Specificér gerne arbejdslønnen uden moms, og sæt kørsel og materialer på egne linjer, så kunden kan se, hvad der kan indberettes. For rengøring og vinduespudsning regnes hele udgiften som arbejdsløn, hvis materialerne udgør under 2 %.

Du kan nøjes med én faktura, selv om flere personer i husstanden betaler og får fradrag for hver sin del. Skriv adressen, hvor arbejdet er udført, og dit kontonummer eller MobilePay direkte på fakturaen.

Kilder:[4] Skattestyrelsen[5] Skattestyrelsen

Hvornår skal fakturaen udstedes?

Fakturaen skal udstedes, når opgaven er afsluttet eller snarest derefter, og fakturadatoen er den dag, du sender den. Du må ikke tilbagedatere. Numrene skal være fortløbende, og en fejlbehæftet faktura rettes med en kreditnota – ikke ved at slette den.

Fakturadatoen afgør, hvilken momsperiode fakturaen hører til hos både dig og kunden. Derfor er tilbagedatering til leveringsdagen ikke tilladt. Afviger leveringsdatoen væsentligt fra fakturadatoen, skal den stå særskilt.

Du må ikke vente længere med at fakturere, end hvad der er almindeligt i branchen, fx en uge eller en måned. Fakturerer du faste kunder samlet, så gør det efter en fast rytme.

Tager du aconto på en større opgave, skal der udstedes en særskilt faktura for den del, der betales, før opgaven er færdig. Og har du sendt en forkert faktura, udsteder du en kreditnota med henvisning til den oprindelige fakturas nummer og dato.

Er du ikke momsregistreret, må du ikke skrive moms på fakturaen eller på anden måde antyde, at beløbet indeholder moms.

Kilder:[6] Skattestyrelsen[1] Skattestyrelsen[7] Skattestyrelsen

Hvilke betalingsbetingelser må du stille?

Skriv en konkret forfaldsdato på fakturaen. Så løber renten fra den dag, hvis kunden betaler for sent. Over for private aftaler du selv fristen. Mellem virksomheder må en aftalt frist som udgangspunkt højst være 30 dage, medmindre du udtrykkeligt har godkendt en længere, der ikke er urimelig over for dig.

Renteloven sætter også grænser for rente og rykkergebyrer. Skriv dine betalingsbetingelser i tilbuddet og på fakturaen, så kunden kender dem, før arbejdet går i gang.

Kilder:[8] Retsinformation

Hvornår forældes en faktura?

Et ubetalt fakturakrav forældes som udgangspunkt 3 år efter forfaldsdagen. Har du givet kunden en betalingsfrist, regnes de 3 år fra fristens udløb. Rykkere stopper ikke forældelsen. Det gør kun, at kunden erkender gælden, eller at du tager retslige skridt, fx med et betalingspåkrav gennem fogedretten.

En faktura med forfald 15. marts 2026 er altså forældet 15. marts 2029, hvis intet andet er sket. Kunden kan erkende gælden udtrykkeligt eller ved sin handlemåde – fx ved skriftligt at bekræfte beløbet eller aftale en afdragsordning. Gem den slags aftaler sammen med fakturaen.

Lad ikke gamle fakturaer ligge. Gå listen over ubetalte fakturaer igennem en gang om måneden, og tag stilling til inkasso eller betalingspåkrav, når rykkerne ikke virker. Rykkerprocedure og inkasso står i guiden om likviditet og betalingsfrister.

Kilder:[9] Retsinformation

Sådan fakturerer du offentlige kunder

Fakturaer til offentlige myndigheder skal sendes elektronisk i et format, som myndighedens system kan læse, og de skal henvise til myndighedens EAN-nummer og den reference, du har fået ved bestillingen. En pdf på e-mail er ikke nok. Kan dit system ikke sende e-fakturaer, kan du bruge NemHandel Fakturablanket på Virk.

Skoler, institutioner, kommunale ejendomme og andre offentlige kunder oplyser deres EAN-nummer og en reference, når de bestiller. Få begge dele skriftligt, før du starter arbejdet – uden dem kan myndigheden udskyde betalingen, indtil du har sendt en korrekt faktura.

En faktura kan kun have ét CVR-nummer som kreditor. Vedrører den kun en del af en ordre, skal det fremgå af fakturaen.

1. Få EAN-nummer og reference (fx ordrenummer eller kontaktperson) ved bestillingen.
2. Opret kunden i dit fakturasystem med EAN-nummeret, eller brug NemHandel Fakturablanket.
3. Send fakturaen elektronisk, og gem kvitteringen for afsendelse.
4. Tjek, at betalingen kommer inden for den aftalte frist.

Kilder:[10] Retsinformation[11] Virk / Erhvervsstyrelsen[2] Skattestyrelsen

Sådan fakturerer du samme dag

Den mest effektive vane er at sende fakturaen, mens du stadig er hos kunden eller samme aften. Så husker du ekstraopgaver og materialer, kunden husker arbejdet, og pengene kommer hurtigere. En fast skabelon med alle krævede felter gør det til et par minutters arbejde.

Forbered skabelonen én gang: dine faste oplysninger, dine standardydelser med enhedspris, betalingsbetingelser og betalingsmuligheder. Så skal du kun vælge kunde, ydelser og antal.

1. Afslut opgaven, og notér tid, antal og eventuelle ekstraopgaver med det samme.
2. Vælg kunden i skabelonen, og tjek at navn og adresse er korrekte.
3. Del linjerne op i arbejdsløn, kørsel og materialer.
4. Tjek momssats og momsbeløb, og skriv en konkret forfaldsdato.
5. Send fakturaen som pdf eller e-faktura, og gem kopien som bilag.
6. Tjek betalinger fast én gang om ugen, og send rykker efter en fast procedure.