Kom godt i gang med Clientflow
Velkommen til Clientflow — din alt-i-én platform til styring af serviceopgaver i marken. Denne guide hjælper dig med at komme i gang fra første login til din første planlagte opgave.
Hvad er Clientflow?
Clientflow er en dansk platform bygget til håndværks- og servicevirksomheder. Den samler kundestyring, opgaveplanlægning, ruteplanlægning, fakturering, kommunikation og meget mere i ét system — så du slipper for at jonglere med regneark, telefonbeskeder og papirkalendere.
Clientflow er bygget til:
- Vinduespolering og rengøring
- VVS og El
- Haveservice og plænepleje
- Skadedyrsbekæmpelse
- Og alle andre servicevirksomheder med medarbejdere i marken
Overblik over systemet
Når du logger ind, møder du et overblik med adgang til alle dele af Clientflow via hovedmenuen:
| Menu-punkt | Hvad du finder |
|---|---|
| Kalender | Ugevisning med alle medarbejderes opgaver, ruteoptimering og live kort |
| Kontakter | Kundekartoteket — alle kundeoplysninger, adresser og historik |
| Leads | Kanban-tavle med nye henvendelser og salgsmuligheder |
| Abonnementer | Faste, tilbagevendende serviceopgaver |
| Kommunikation | Indbakke med e-mail, SMS og interne noter |
| Team | Intern beskedfunktion og aktivitetsfeed |
| Rapporter | Omsætning, statistik og medarbejder-performance |
| Administration | Indstillinger, services, medarbejdere, flåde og integrationer |
Trin 1: Konfigurér din virksomhed
Gå til Indstillinger (tandhjuls-ikonet) og udfyld:
- Virksomhedsnavn — det navn kunderne ser
- CVR-nummer — indtast dit CVR, og systemet henter automatisk juridisk navn og adresse
- Logo — upload dit virksomhedslogo (vises i e-mails, tilbud og fakturaer)
- E-mail logo — et separat logo optimeret til e-mail-signaturer
- Tidszone — vælg din tidszone (standard: Europe/Copenhagen)
- Sprog — vælg mellem dansk og engelsk
Tip: Dit CVR-nummer bruges også til din økonomi-integration (fakturering), så sørg for at det er korrekt.
Trin 2: Opret dine services
Services er de ydelser, din virksomhed tilbyder. Gå til Administration → Services og opret dine services:
- Servicenavn — f.eks. "Vinduespolering - Standard" eller "Haveservice - Hækkeklipning"
- Estimeret tid — hvor lang tid opgaven typisk tager (i minutter)
- Pris — standardpris for ydelsen
Services bruges som byggeklodser, når du opretter opgaver, abonnementer og tilbud. Du kan altid tilpasse prisen på den enkelte opgave bagefter.
Trin 3: Tilføj medarbejdere
Gå til Administration → Medarbejdere og opret dine medarbejdere:
Profil
- Navn, jobtitel og profilbillede
- E-mail og telefonnummer
- Hjemmeadresse — vigtig! Denne bruges til ruteplanlægning, så sørg for den er korrekt
Rolle
Vælg en rolle der passer til medarbejderen:
| Rolle | Adgang |
|---|---|
| Administrator | Fuld adgang til alt, inkl. indstillinger |
| Kontoransat | Adgang til opgaver, kunder, kommunikation og rapporter |
| Feltarbejder | Kun adgang til Dagsplan-appen med sine egne opgaver |
Arbejdstider
Indstil arbejdstider for hver ugedag (f.eks. Man-Fre 07:00-15:30). Dage uden tider = fridag.
Feltarbejdere: Ekstra indstillinger
For medarbejdere i marken kan du finjustere:
- Kan se priser — om medarbejderen ser priser i Dagsplanen
- Kan redigere opgaver — om medarbejderen kan ændre opgavedetaljer
- Navigationstype — "Rute" (fuld rute fra hjemmeadresse) eller "Adresse" (direkte navigation til kunden)
Trin 4: Opret din første kunde
Gå til Kontakter og klik Opret kontakt:
- Navn — kundens navn (eller virksomhedsnavn + kontaktperson)
- E-mail og telefon
- Adresse — brug adressesøgningen, der automatisk finder danske adresser via DAWA
- Notifikationsindstillinger — vælg om kunden skal modtage SMS eller e-mail før en opgave
Tip: Du kan oprette kunder som enten privatperson eller virksomhed. Virksomheder har et ekstra CVR-felt og kontaktperson-felt.
Trin 5: Opret din første opgave
Du kan oprette opgaver fra flere steder:
- Kalenderen — klik på en ledig plads
- Kontaktens side → fanen "Opgaver"
- Opgavelisten → "Opret opgave"
Udfyld:
- Kunde — vælg en eksisterende kunde
- Adresse — vælg blandt kundens gemte adresser
- Services — vælg en eller flere services
- Medarbejder — tildel en medarbejder
- Dato og tid — vælg dato og tidsvindue
- Låsning — vælg om opgaven skal være låst til dato, tid eller medarbejder (så ruteoptimeringen ikke flytter den)
Klik Gem — og opgaven dukker op i kalenderen!
Trin 6: Kør ruteoptimering
Når du har oprettet opgaver for en uge, kan du optimere ruterne:
- Gå til Kalenderen
- Navigér til den ønskede uge
- Klik Kør planlægning i topmenuen
- Systemet beregner de mest effektive ruter for alle medarbejdere
Hvad sker der?
- Opgaver uden låsning kan blive flyttet til en anden dag eller et andet tidspunkt
- Opgaver med låsning respekteres (f.eks. "låst til dato" = kan flyttes på dagen, men ikke til en anden dag)
- Medarbejdernes hjemmeadresser bruges som start- og slutpunkt
- Du kan se besparelsen i minutter på hver flyttet opgave
Trin 7: Forbind kommunikation
Gå til Indstillinger → Integrationer og opsæt:
- Tilføj dit domæne og verificér DNS-records (DKIM/SPF)
- Opret e-mail-adresser der kobles til dine indbakker
- Sæt e-mail-signaturer op for dine medarbejdere
Telefoni og SMS
- Anmod om opsætning via Indstillinger → Integrationer → Kommunikation
- Clientflow kontakter dig med vejledning til opsætning
- Vi håndterer portering af numre og levering af SIM-kort
Næste skridt
Nu har du det basale på plads. Udforsk disse guides for at komme videre:
- Abonnementer og faste kunder — opret tilbagevendende opgaver
- Leads og salgspipeline — håndtér nye henvendelser
- Kommunikation og indbakke — saml al kundekommunikation
- Rapporter og indsigter — forstå din virksomheds nøgletal
FAQ: Kom godt i gang
Kan jeg importere eksisterende kunder? Ja — kontakt Clientflow support for hjælp med masseimport fra regneark eller andre systemer.
Kan jeg have flere indbakker? Ja. Du kan oprette separate indbakker til f.eks. "Salg" og "Support", hver med sin egen e-mail-adresse.
Virker Clientflow på mobilen? Feltarbejdere bruger Clientflow som app (iOS) eller via browseren. Kontoransatte bruger typisk desktop-versionen i Chrome eller Safari.
Er mine data sikre? Ja. Alle data er krypteret, adskilt pr. virksomhed (multi-tenant isolation) og hostet i EU.