Abonnementer: Tilbagevendende serviceopgaver
Abonnementer er kernen i mange servicevirksomheder — faste kunder med regelmæssige besøg. Clientflow håndterer alt fra simple ugentlige besøg til komplekse ordninger, hvor forskellige services udføres med forskellige intervaller.
Hvad er et abonnement?
Et abonnement er en tilbagevendende serviceopgave, der automatisk genererer opgaver i kalenderen. I stedet for at oprette den samme opgave uge efter uge, definerer du mønsteret én gang — og Clientflow klarer resten.
Eksempler:
- Vinduespolering hver 4. uge hos Firmaet A/S
- Haveservice hver 2. uge med ekstra hækkeklipning hver 4. gang
- Rengøring hver uge på tre forskellige adresser
Opret et abonnement
Grundlæggende opsætning
- Gå til Abonnementer → Opret abonnement
- Vælg Kunde og adresse
- Tilføj services fra dit servicekatalog
- Indstil frekvens — grundintervallet i uger:
- Hver uge (1 uge)
- Hver 2. uge
- Hver 4. uge
- Hver 8. uge
- Eller et vilkårligt antal uger
- Vælg startuge — fra hvilken ISO-uge abonnementet begynder
- Tildel en medarbejder
Avanceret: Servicefrekvenser
Her adskiller Clientflow sig fra mange andre systemer. Du kan have forskellige frekvenser for hver service i det samme abonnement.
Eksempel: Rengøringsfirma
- Grundfrekvens: Hver 2. uge
- "Standard rengøring" — hver gang (× 1)
- "Vinduespolering" — hver 4. gang (× 4, dvs. hver 8. uge)
- "Hovedrengøring" — hver 6. gang (× 6, dvs. hver 12. uge)
For sjældnere services kan du angive en forekomst-offset — f.eks. at vinduespolering udføres ved besøg nr. 2 i cyklen (ikke nr. 1).
Låsning
Vælg en låsningstype for abonnementsopgaver:
| Låsningstype | Beskrivelse |
|---|---|
| Ingen | Ruteoptimeringen kan frit flytte opgaven |
| Låst til dag | Opgaven skal udføres den planlagte dag, men tidspunktet er fleksibelt |
| Låst til dag + tid | Dag og tidsvindue er fast |
| Låst til dag + medarbejder | Altid den bestemte medarbejder, men tidspunkt fleksibelt |
| Låst til dag + medarbejder + tid | Alt er fast |
| Fuldstændigt fast | Intet kan ændres af planlægningssystemet |
Tidsbegrænsninger
Angiv om kunden har ønsker til tidsvindue:
- Foretrukken starttid og sluttid
- Kræver kundens tilstedeværelse (trigger automatisk notifikation)
Abonnementsstatus
| Status | Betydning |
|---|---|
| Aktiv | Opgaver genereres løbende |
| Pauset | Midlertidigt stoppet — ingen nye opgaver genereres, men abonnementet bevares |
| Annulleret | Permanent stoppet — kan ikke genaktiveres |
| Afsluttet | Abonnementet er udløbet |
Pausér et abonnement
Nyttigt når en kunde er på ferie eller midlertidigt ikke ønsker service. Ingen opgaver genereres under pausen, og abonnementet kan genoptages med ét klik.
Annullér et abonnement
Annullering stopper abonnementet permanent. Eksisterende, allerede planlagte opgaver berøres ikke — kun fremtidige opgaver stoppes.
Abonnementer i kalenderen
Opgaver fra abonnementer er tydeligt markeret i kalenderen:
- Et abonnements-badge viser at opgaven er del af et abonnement
- Hvis ruteoptimeringen har flyttet opgaven, vises den oprindelige dato og den sparede køretid i minutter
- Klik på opgaven for at se alle detaljer, inkl. hvilke services der er på dette besøg
Abonnementer og priser
Hver service i abonnementet har sin standardpris fra servicekataloget. Du kan tilpasse prisen pr. abonnement — f.eks. give rabat til langvarige kunder.
Tip: I Rapporter → Omsætning kan du se din Monthly Recurring Revenue (MRR) baseret på aktive abonnementer. Dette giver dig et overblik over din faste, forudsigelige indkomst.
Abonnementer og billeder
Billeder kan vedhæftes et abonnement og gælder automatisk for alle opgaver i abonnementet. Praktisk til:
- Reference-billeder af ejendommen
- Kort over adgangsforhold
- Billeder af særlige forhold (f.eks. "lås til baghaven er under potteplanten")
Abonnementer og notifikationer
Kunder med abonnement kan modtage automatiske påmindelser før hvert besøg:
- SMS og/eller e-mail
- Konfigurerbart antal dage før besøget
- Forskellige indstillinger for opgaver der kræver tilstedeværelse vs. ikke-tilstedeværelse
- Indstillinger kan tilpasses pr. kunde (override af standardindstilling)
Typiske arbejdsgange
Ny abonnementskunde
- Opret kunde med adresse(r) → 2. Opret abonnement med services og frekvens → 3. Sæt notifikationsindstillinger → 4. Kør planlægning for at tildele optimale tidspunkter
Kunde ønsker at ændre frekvens
- Åbn abonnementet → 2. Ændr frekvensen → 3. Gem → 4. Kør planlægning igen for at opdatere kalenderen
Sæsonbestemt service
Brug pause/genoptag: Pausér haveservice-abonnementer om vinteren, genoptag om foråret. Ingen opgaver genereres i den mellemliggende periode.
Kunde opsiger
- Åbn abonnementet → 2. Klik "Annullér" → 3. Bekræft — eksisterende opgaver bevares, men ingen nye genereres
FAQ: Abonnementer
Kan en kunde have flere abonnementer? Ja. En kunde kan have forskellige abonnementer for forskellige services eller adresser.
Kan jeg ændre medarbejder på et abonnement? Ja. Ændring af medarbejder påvirker fremtidige opgaver. Allerede planlagte opgaver kan ændres manuelt eller via ruteoptimering.
Hvad sker der, når en medarbejder er syg? Opgaver for den pågældende dag kan flyttes til en anden medarbejder via kalenderen, enten manuelt eller med "Flyt alle opgaver"-funktionen.
Hvordan håndterer jeg prisændringer? Opdatér prisen på abonnementet. Eksisterende, afsluttede opgaver bevarer den gamle pris. Fremtidige opgaver bruger den nye pris.