Kommunikation: E-mail, SMS og indbakke | Hjælpecenter – Clientflow

Clientflows kommunikationsmodul samler al kundekommunikation ét sted. Uanset om kunden skriver en e-mail, sender en SMS eller du tilføjer en intern note — alt samles i én sammenhængende tråd pr. kunde.

Indbakken

Overblik

Indbakken er dit centrale overblik over al kundekommunikation. Den består af:

Samtaleliste (venstre panel) — alle samtaler sorteret efter seneste aktivitet
Beskedtråd (højre panel) — den valgte samtales fulde historik
Skriveværktøj (nederst) — skriv og send beskeder

Flere indbakker

Du kan oprette separate indbakker til forskellige formål:

Primær indbakke — standard-indbakken for generel kommunikation
Brugerdefinerede indbakker — f.eks. "Salg", "Support", "Reklamation"

Hver indbakke har sin egen e-mail-adresse og sit eget ikon. Ubesvarede samtaler vises som et tal-badge på indbakken.

Personlig indbakke

Ud over de delte indbakker har du en personlig visning — der kun viser samtaler tildelt til dig. Nyttigt til at fokusere på dine egne opgaver.

Visningsindstillinger

Alle indbakker — kombineret visning på tværs af alle indbakker
Søgning — søg i samtaler efter kundenavn eller indhold
Arkiverede samtaler — vis/skjul afsluttede samtaler

Beskedtyper

E-mail

Fuldt formateret e-mail med:

Emne-linje
Til, CC, BCC felter
Rich text-editor — formatering, links, lister
Vedhæftede filer — upload dokumenter og billeder
E-mail-signatur — vælg mellem dine oprettede signaturer
Afsender-indbakke — vælg hvilken indbakke (og dermed e-mail-adresse) der bruges som afsender

SMS

Kort tekstbesked med:

Tegntæller — se hvor mange tegn og SMS-dele beskeden optager
SMS sendes via Clientflows telefoni-platform
Kundens telefonnummer bruges automatisk

Intern note

Beskeder der kun er synlige for dit team:

Brug til intern koordinering ("Husk at spørge om adgang til baghaven")
Interne noter vises med et andet udseende i tråden, så de ikke forveksles med kundebeskeder
Kunden kan aldrig se interne noter

Samtaler

Samtalestatus

Status	Betydning
Åben	Aktiv samtale — kræver opmærksomhed
Lukket	Samtalen er afsluttet
Udsat	Midlertidigt udsat — dukker op igen på et valgt tidspunkt

Udsæt en samtale

Hvis du ikke kan svare lige nu, men ikke vil glemme samtalen:

Klik på udsæt-ikonet
Vælg hvornår samtalen skal dukke op igen (f.eks. "I morgen kl. 09:00" eller "Om 3 dage")
Samtalen forsvinder fra den aktive liste og dukker op igen på det valgte tidspunkt

Tråd-sortering

Skift mellem:

Nyeste først — seneste beskeder øverst
Ældste først — kronologisk rækkefølge fra start

Tilstedeværelsesindikatorer

Hvis en kollega ser den samme samtale, vises deres avatar i tråden. Nyttigt til at undgå at to medarbejdere svarer på den samme henvendelse.

Skriveindikatorer

Når en kollega skriver i den samme samtale, vises en "skriver..."-indikator.

Beskeder og skabeloner

Beskedskabeloner

Opret genanvendelige skabeloner til hyppige beskedtyper:

Kategorier:

Generelle
Tilbud
Planlægning
Opfølgning
Betaling
Brugerdefinerede

Skabeloner kan bruges i både e-mail og SMS. Vælg en skabelon fra skabelon-vælgeren i skriveværktøjet, og teksten indsættes automatisk.

Skabelonvariabler

Brug variabler til dynamisk indhold:

{contact_name} — kundens navn
{company_name} — dit firmanavn
{order_date} — opgavedato
{address} — kundens adresse
Med flere...

AI-svarforslag

Clientflow kan automatisk generere svarforslag baseret på kunstig intelligens:

Hvordan det virker

Når en ny besked modtages fra en kunde, analyserer AI'en:
- Beskedens hensigt (f.eks. ombooking, klage, generel forespørgsel)
- Stemning (positiv, neutral, negativ)
- Kundehistorik (tidligere opgaver, abonnementer, kommunikation)
Et svarforslag vises under skriveværktøjet
Du kan:
- Accepter — indsæt forslaget i skrivefeltet (du kan redigere før afsendelse)
- Afvis — skjul forslaget
- Generér nyt — bed om et alternativt forslag
- Gem som skabelon — gem forslaget som en genanvendelig skabelon

AI-handlingskort

Ud over tekstforslag kan AI'en foreslå konkrete handlinger:

Ombookér opgave — flyt en opgave til en ny dato
Annullér opgave — annullér en opgave
Opdatér abonnement — ændr frekvens eller begrænsninger
Opdatér kontakt — tilføj noter eller ændr notifikationsindstillinger
Opret klage — log en klage baseret på kundens besked

Hvert handlingskort kan udvides og redigeres inden bekræftelse. Du har altid fuld kontrol — AI'en foreslår, du beslutter.

Feedback

Giv AI'en feedback for at forbedre fremtidige forslag:

👍 / 👎 — hurtig vurdering
Skriftlig feedback — beskriv hvad der var godt/dårligt
Feedback bruges til løbende at forbedre AI'ens forståelse af din virksomhed

E-mail-opsætning

Domæne-verifikation

Gå til Indstillinger → Integrationer → E-mail
Tilføj dit domæne (f.eks. ditfirma.dk)
Clientflow viser de DNS-records, du skal tilføje:
- DKIM — signerer dine e-mails kryptografisk
- SPF — autoriserer Clientflows servere til at sende på dine vegne
Tilføj records hos din DNS-udbyder
Clientflow verificerer automatisk

E-mail-adresser

Opret e-mail-adresser knyttet til dine indbakker:

info@ditfirma.dk → Primær indbakke
salg@ditfirma.dk → Salgs-indbakke
support@ditfirma.dk → Support-indbakke

E-mail-signaturer

Hver medarbejder kan oprette personlige signaturer:

Gå til Brugerindstillinger → Signaturer
Opret en signatur med navn og HTML-indhold
Markér en signatur som standard
Signaturer med ændringer kan kræve godkendelse fra en administrator

SMS- og telefoniopsætning

Gå til Indstillinger → Integrationer → Kommunikation
Klik Anmod om opsætning
Clientflow kontakter dig og vejleder dig i at opsige din nuværende telefonudbyder
Vi bestiller nye SIM-kort og håndterer portering af dine numre
Du får besked, når opsætningen er færdig og klar til brug

Kommunikation fra kontaktsiden

Du kan også sende beskeder direkte fra en kundes kontaktside:

Gå til Kontakter → vælg en kunde
Klik på fanen Kommunikation
Du ser den fulde kommunikationshistorik med kunden
Brug hurtighandlingerne i sidebaren: Ring, SMS eller E-mail

Ny samtale

Start en ny samtale:

Klik Ny samtale i indbakken
Vælg:
- Eksisterende kontakt — søg og vælg
- Ny kontakt — opret en ny kontakt inline
Vælg kanal: SMS eller E-mail (med indbakke-valg)
Skriv din besked og send

Realtidsopdateringer

Kommunikationsmodulet opdateres i realtid:

Nye beskeder dukker op øjeblikkeligt
Samtalelisten re-sorteres når der er ny aktivitet
Ulæste markører opdateres automatisk
Tilstedeværelse og skriveindikatorer er live

FAQ: Kommunikation

Kan kunder svare direkte på e-mails? Ja. Svar på e-mails fra kunder lander automatisk i den relevante samtale i Clientflow.

Er der en grænse for SMS-længde? Nej, men lange SMS'er tæller som flere dele (160 tegn pr. del for standard-SMS). Tegntælleren viser dette.

Kan jeg se, om kunden har åbnet min e-mail? Ikke i øjeblikket — tracking af åbningsrate er ikke implementeret.

Hvad sker der, hvis en e-mail ikke kan leveres? Du får en fejlbesked (bounce) direkte i samtalen og et banner, der opfordrer dig til at tjekke e-mail-adressen.

Kan flere medarbejdere dele den samme indbakke? Ja. Indbakker er delt pr. definition. Alle medarbejdere med adgang kan se og svare i alle samtaler i indbakken.

Kan jeg begrænse, hvem der har adgang til en indbakke? Ja. Adgang til indbakker konfigureres pr. bruger.