Hvor mange enheder skal jeg oprette?

Så få som muligt. To er det almindelige — én pr. sted, I kører fra. Opret kun en enhed mere, hvis I reelt vil planlægge og måle det område for sig.

Skal jeg tegne et område til alle enheder?

Nej. Enheder uden område fanger ingen kunder af sig selv, og det kan være helt fint, hvis I vil sætte kunderne på i hånden via adresserne. Men skal fordelingen køre automatisk, skal området tegnes.

Hvad sker der med kunder uden for alle områder?

De havner i standardenheden. Findes der ingen standardenhed, får de ingen afdeling — og så kan de hverken filtreres eller tælles pr. afdeling. Derfor advarer siden om det.

Kan en kunde ligge i to afdelinger?

Nej. Ligger adressen i to områder, vinder enheden med det laveste prioritetstal, og kunden får kun den ene.

Ændrer jeg historikken, hvis jeg tegner en grænse om?

Nej. Kunderne flytter med det samme, men allerede oprettede ordrer beholder den afdeling, de blev oprettet i. Det er med vilje, så jeres afdelingstal ikke skrives om bagud.

Hvorfor kan jeg stadig se opgaver, der ikke hører til den valgte afdeling?

Fordi de ikke hører til nogen afdeling. Opgaver uden enhed vises i alle afdelinger, så et rigtigt kundebesøg aldrig bliver usynligt for alle på én gang.

Ser mine kolleger den samme afdeling som mig?

Nej. Afdelingsvælgeren er dit personlige valg, og det følger dig, ikke virksomheden.

Hvorfor viser kalenderen medarbejdere fra den anden afdeling?

Fordi medarbejderlisten ikke skæres til. En medarbejder uden opgaver i den valgte afdeling står som en tom række — det er ikke en fejl.

Hvorfor er MRR-grafen ikke delt op pr. afdeling?

Fordi historikken er gemt som ét tal pr. dag for hele virksomheden og ikke kan deles op bagud. Grafen skriver det selv, når du har valgt en afdeling.

Kan jeg slå enheder fra igen?

Ikke helt selv. I kan ikke komme under to enheder, så skal opdelingen væk, skal du skrive til os, så hjælper vi.

Hvem kan oprette og ændre enheder?

Kun administratorer. Alle andre kan bruge afdelingsvælgeren, men ikke ændre opsætningen.

Enheder: Del virksomheden op i geografiske afdelinger – Hjælpecenter

Q: Kan en medarbejder være på to enheder?

Nej — én medarbejder hører til én enhed ad gangen. Vælg **Ingen enhed** for at tage dem af.

Kører I to byer fra den samme Clientflow-konto? Med Enheder deler I virksomheden op i geografiske afdelinger, så hver afdeling får sin egen kalender, sine egne ruter og sine egne nøgletal — uden at I skal have to konti, to logins og to abonnementer.

Hvad er en enhed?

En enhed er en geografisk afdeling af jeres virksomhed. Hver enhed har:

et navn — f.eks. Nordjylland
en farve og et ikon, som er det, I genkender den på i listerne
en prioritet — et tal, der afgør, hvem der vinder, hvis to områder overlapper
et område, du tegner på et kort. Det er valgfrit, men det er området, der fordeler kunderne

Når enhederne er sat op, sker resten af sig selv:

Kunder placeres automatisk i en enhed ud fra deres primære adresse.
Medarbejdere sætter du selv på en enhed — én enhed pr. medarbejder.
Ruteplanlægningen løser hver afdeling for sig, så en opgave i den ene afdeling aldrig lander hos en medarbejder i den anden.
Afdelingsvælgeren i sidemenuen skruer kalenderen og forsidens nøgletal ned til én afdeling ad gangen.

I appen hedder funktionen Enheder. I daglig tale er en enhed simpelthen en afdeling, og det er sådan, vi omtaler den her.

Er Enheder noget for jer?

Ja — hvis I kører to steder fra én konto. Det klassiske eksempel er vinduespudseren med et hold i Aalborg og et hold i Aabenraa. Samme firma, samme telefonnummer, samme regnskab — men to kalendere, der ikke skal blandes sammen, og to ruter, der aldrig skal krydse landet. Det er præcis den situation, Enheder er bygget til.

Ja — hvis I vil måle to områder hver for sig. Har I ét hold, men to meget forskellige områder (bykernen og oplandet), kan I tegne dem op som hver sin enhed og se omsætning, ordrer og leads pr. område i stedet for som én stor pærevælling.

Nej — hvis I kører fra ét sted med ét hold. Så er der ingen opdeling at lave, og en afdelingsvælger, der kun har ét valg, er ren støj. Langt de fleste virksomheder i Clientflow har ingen enheder, og det er helt som det skal være. Du mangler ikke noget ved at lade være.

Enheder er en beslutning, ikke en knap, du tænder og slukker. Når I først har oprettet enheder, kan I ikke komme under to igen — appen afviser at slette, når der kun er to tilbage. Vil I helt af med opdelingen, skal I skrive til os. Tag derfor beslutningen én gang, og tegn hellere to store områder end otte små.

Sådan sætter du enheder op

Bemærk: Kun en administrator kan oprette og ændre enheder.

Trin 1: Opret enhederne

Gå til Indstillinger.
Vælg Enheder under Arbejdsplads.
Klik Ny enhed.
Udfyld Navn, vælg Farve og Ikon, og sæt en Prioritet.
Gentag, til alle jeres afdelinger er oprettet.

Farverne, de andre enheder allerede bruger, bliver ikke tilbudt igen — så to afdelinger kan ikke ende med den samme farve.

Prioritet er kun et tie-break. Som der står i dialogen: "Ligger en adresse i to enheders områder, vinder den med det laveste tal." Overlapper jeres områder ikke, betyder tallet ingenting. Du kan altid rykke rundt bagefter med Flyt op og Flyt ned på hver række.

Trin 2: Udpeg standardenheden

Den første enhed, du opretter, bliver ikke automatisk standardenhed. Indtil du selv udpeger én, står der en advarsel på siden:

Ingen af enhederne er standardenhed. Kunder, hvis adresse ikke ligger i noget område, havner derfor ikke i nogen enhed. Udpeg en enhed som standard.

Sådan gør du: find rækken, og klik Gør til standardenhed (stjernen). Rækken bliver farvet, og enheden får mærkatet Standard. Der kan kun være én standardenhed ad gangen — udpeger du en ny, mister den gamle mærkatet i samme ombæring.

Standardenheden er den, der fanger alle de kunder, ingen andre områder dækker. Uden den bliver de kunder liggende helt uden afdeling.

Trin 3: Tegn områderne

Klik Rediger enhedens område (kompasset) på en række. Kortet åbner med jeres egne kundeadresser som prikker, så du kan tegne omkring der, hvor kunderne faktisk er.

Tegn området med museklik. Højreklik på et knudepunkt for at fjerne det.
Dækker afdelingen flere adskilte zoner, kan du tegne flere områder til den samme enhed.
Naboenhedernes områder tegnes svagt nedenunder, og en note fortæller, hvem der vinder et fælles område.
Ryd område fjerner tegningen igen.

Når du gemmer, bliver alle virksomhedens kunder fordelt igen med det samme efter de nye grænser. Du skal ikke gøre noget bagefter.

Du redigerer ét områdes grænser ad gangen. Skal du tegne to afdelinger op, laver du den ene færdig, lukker dialogen og åbner den næste.

Trin 4: Sæt medarbejderne på enheder

Rul ned til Medarbejdere på enheder. Der er én vælger pr. medarbejder, for hver medarbejder hører til én enhed ad gangen. Vælg Ingen enhed for at tage en medarbejder af igen.

Det er værd at gøre færdigt med det samme: en medarbejder uden enhed får kun de opgaver, der heller ikke har nogen afdeling, når ruterne lægges.

Knapperne på hver række

Knap	Hvad den gør
Flyt op / Flyt ned	Ændrer rækkefølgen — og dermed prioriteten, der afgør overlap.
Rediger enhedens område	Åbner korttegningen for netop den enhed.
Gør til standardenhed	Gør enheden til den, der fanger alt uden for områderne. Er den det allerede, står der Denne enhed er allerede standardenhed, og knappen er slået fra.
Rediger enhed	Navn, farve, ikon og prioritet.
Slet enhed	Fjerner enheden — se grænserne længere nede.

Sådan bliver kunder fordelt

Fordelingen sker automatisk, og reglen er kort:

Clientflow tager kundens primære adresse.
Ligger adressen i et enhedsområde, får kunden den enhed.
Ligger den i to områder, vinder enheden med det laveste prioritetstal. En kunde ender aldrig i to afdelinger.
Ligger den ikke i noget område — eller har adressen slet ingen koordinater, fordi den ikke er blevet fundet på kortet — havner kunden i standardenheden.
Findes der ingen standardenhed, får kunden ingen afdeling.

Standardenheden er ikke kun en opsamlingsbunke: har du også tegnet et område til den, konkurrerer den om adresserne på lige fod med de andre enheder.

Fordelingen kører automatisk igen, hver gang noget kan flytte en kunde: når du opretter en enhed, ændrer en prioritet, gemmer eller rydder et område, udpeger en ny standardenhed, sletter en enhed — og når en kunde får ny primær adresse.

På kundelisten kan du se afdelingen i kolonnen Enhed og skære listen til med Filtrér efter enhed. Standardenheden står her med tilføjelsen (uden for område), så du kan se, hvem der ikke ligger i noget tegnet område.

Ordrens afdeling låses, når ordren oprettes

En ordre får sin afdeling fra kunden i det øjeblik, ordren bliver oprettet — og beholder den.

Det betyder, at hvis du tegner en grænse om et halvt år, flytter du kunderne, ikke historikken. Sidste kvartals afsluttede opgaver bliver liggende i den afdeling, de blev udført i. Det er med vilje: ellers ville en enkelt rettelse på kortet skrive alle jeres afdelingstal om bagud i tiden.

Ordrer, der blev oprettet, før I tog enheder i brug, har ingen afdeling. Det er ikke en fejl, og de forsvinder ikke — se næste afsnit. Ruteplanlægningen slår selv op, hvor kunden hører til i dag, når den skal planlægge en opgave uden afdeling.

Afdelingsvælgeren i sidemenuen

Så snart I har mindst én enhed, dukker en vælger op i sidemenuen. Den viser den afdeling, du kigger på lige nu, og Alle enheder, hvis du ser hele virksomheden.

Valget er dit eget. Skifter du afdeling, ændrer du ikke noget for dine kolleger, og valget følger med, næste gang du logger ind. Medarbejdere i marken ser ikke vælgeren — deres dagsplan er i forvejen kun deres egne opgaver.

Vælgeren fortæller selv, hvad den gør, med teksten øverst i menuen:

Vælg hvilken enhed kalenderen og forsidens nøgletal viser. Lead-tallene følger kundens enhed. Kontakt- og medarbejderlisterne og indstillinger viser hele virksomheden.

Det vælgeren ikke afgrænser

Det er lige så vigtigt at vide, hvad der ikke sker:

Medarbejderlisten i kalenderen skæres ikke til. En medarbejder uden opgaver i den valgte afdeling bliver stående som en tom række — ikke fordi noget er gået galt, men fordi kalenderen viser hele holdet.
Kunde- og medarbejderlisterne viser hele virksomheden. Kundelisten har sit eget filter, Filtrér efter enhed, som du styrer selvstændigt.
Indstillinger er altid hele virksomheden.
MRR-grafen er altid hele virksomheden. Den historik er gemt som ét tal pr. dag for hele firmaet og kan ikke deles op bagud. Vælger du en afdeling, skriver grafen det selv på kortet.
Kalenderen forhindrer dig ikke i at trække en opgave over til en medarbejder i den anden afdeling. Opgaven forsvinder bare ud af den viste afdeling. Det er ruteplanlægningen, der holder afdelingerne adskilt — ikke træk og slip.

Rækker uden enhed vises i alle afdelinger

En opgave uden afdeling — fordi den er ældre end jeres enheder, eller fordi kundens adresse aldrig blev fundet på kortet — vises i alle afdelinger, aldrig i ingen.

Det er en bevidst beslutning: alternativet er, at et rigtigt kundebesøg bliver usynligt for hele virksomheden på én gang, uanset hvilken afdeling man kigger på. Ser du en opgave i den "forkerte" afdeling, er det som regel en adresse, der mangler koordinater.

Ruteplanlægning pr. afdeling

Kører I med enheder, deler ruteplanlægningen ugen op og lægger én rute pr. afdeling i stedet for én for hele firmaet. En opgave i den ene afdeling kan derfor ikke lande hos en medarbejder i den anden.

Tre ting er værd at kende:

Opdelingen tændes af brug, ikke af opsætningen alene. Den slår først til, når mindst én medarbejder er sat på en enhed, eller mindst én ordre har fået en afdeling. Har I ingen enheder, planlægges der præcis som før.
En medarbejder uden enhed får kun opgaver uden afdeling. Det er den hyppigste årsag til en uventet tom kalender efter opstart. Sæt alle medarbejdere på en enhed i trin 4.
En afdeling med opgaver, men uden medarbejdere, får ingen ruter. Opgaverne bliver liggende uden medarbejder — for ingen skal køre 300 km. Det er sådan, det skal være, men det er værd at vide, inden I undrer jer.

Genplanlægger du en enkelt dag eller en enkelt medarbejder, deles der ikke op — der er jo kun én medarbejder i spil i forvejen.

Grænser, du skal kende

Grænse	Hvad det betyder i praksis
I kan ikke komme under to enheder	Har I præcis to, kan ingen af dem slettes. Vil I helt af med opdelingen, så skriv til os.
Standardenheden kan ikke slettes, mens der er andre enheder	Udpeg først en anden enhed som standard, og slet så.
Én medarbejder = én enhed	Der er ingen "både og". Skal en medarbejder dække begge afdelinger, skal opgaverne uden afdeling være vejen — eller også skal I flytte medarbejderen manuelt.
Ordrens afdeling ligger fast fra oprettelsen	Nye grænser flytter kunder, ikke afsluttede opgaver.
Vælgeren afgrænser kalenderen og forsidens nøgletal	Ikke kunde- og medarbejderlister, ikke indstillinger, ikke MRR-historikken.
Kun administratorer kan ændre enheder	Alle andre kan bruge afdelingsvælgeren, men ikke oprette, tegne eller slette.

Hvis noget driller

Du ser	Hvad du gør
"Ingen af enhederne er standardenhed…"	Klik Gør til standardenhed på den enhed, der skal fange alt uden for områderne.
"Der skal være mindst 3 enheder, før du kan slette en…"	Der skal være mindst tre enheder, for at én kan slettes. Med præcis to kan ingen af dem fjernes.
"Du kan ikke slette standardenheden, mens der findes andre enheder…"	Udpeg en anden enhed som standard først — så kan den gamle slettes.
En kunde ligger i den forkerte afdeling	Tjek kundens primære adresse. Det er den, og kun den, der afgør afdelingen. Retter du adressen, flytter kunden med det samme.
En kunde har slet ingen enhed	Enten mangler I en standardenhed, eller også har adressen ingen koordinater. Ret adressen, så den kan findes på kortet.
En medarbejders kalender er tom efter opstart	Medarbejderen står sandsynligvis som Ingen enhed. Sæt dem på en enhed under Medarbejdere på enheder.
Naboområderne vises ikke på kortet	Der stod en note om det i dialogen — du kan roligt tegne og gemme alligevel. Genindlæs siden, hvis du vil have dem frem.
Enhederne kan ikke hentes	Genindlæs siden, før du opretter noget. Ellers risikerer du at oprette en enhed, I allerede har.

Relateret

Kalender og ruteoptimering — sådan planlægger og optimerer du dagen, afdeling for afdeling.
Kontakter og kundekartoteket — primære adresser, kundedata og filtre.

Enheder: Del virksomheden op i geografiske afdelinger