Kontakter og kundekartoteket
Kontaktmodulet er dit komplette kundekartotek. Her samler du alle oplysninger om dine kunder — kontaktdata, adresser, kommunikationshistorik, opgaver, abonnementer og notifikationsindstillinger.
Kontaktoversigten
Listevisning
Kontaktsiden viser en pagineret, søgbar liste over alle dine kontakter:
| Kolonne | Indhold |
|---|---|
| Navn | Kundenavn (+ kontaktperson for virksomheder) |
| E-mail og telefon | Kontaktoplysninger |
| Adresse | Primær adresse (gade + by) |
| Oprettet | Hvornår kontakten blev oprettet |
Søgning og filtrering
- Fritekst-søgning — søg på tværs af navn, e-mail, telefon og adresse
- Vis blokerede kontakter — tænd/sluk med antal blokerede vist som badge
Handlinger pr. kontakt
Via tre-prik-menuen:
- Redigér — åbn kontakten til redigering
- Konvertér lead til kunde — hvis kontakten er et lead
- Flét med en anden kontakt — kombiner to kontakter
- Blokér — forhindrer nye opgaver for denne kunde
- Slet — soft-delete (kan gendannes)
Kontaktdetaljesiden
Klik på en kontakt for at åbne detaljesiden med to paneler:
Venstre sidebar
Kontaktoplysninger:
- Avatar med initialer (automatisk genereret)
- Navn og eventuelt status-badge
- Kilde-badge (f.eks. "Facebook", "Webhook", "Manuel")
Hurtighandlinger: Tre knapper til øjeblikkelig kontakt:
- 📞 Ring — åbner opkaldsintegration
- 💬 SMS — åbner SMS-skriveværktøj
- ✉️ E-mail — åbner e-mail-skriveværktøj
Duplikat-advarsel: Hvis systemet opdager en mulig dublet (samme navn, e-mail eller telefon), vises en advarsel med mulighed for at flette kontakterne.
Kundeportal:
- Invitationsstatus (ikke inviteret / afventer / accepteret / udløbet)
- Invitér til portal-knap — sender en invitation, så kunden kan logge ind og se sine opgaver, fakturaer og ombookningsmuligheder
Noter: Fritekstfelt til interne noter om kunden. Redigérbart direkte på siden.
Adresser: En kunde kan have flere adresser — nyttigt for virksomheder med flere lokationer eller privatpersoner med sommerhus/kontor. Hver adresse:
- Søges og valideres via DAWA (Danmarks Adresseregister)
- Geocodes automatisk for korrekt ruteplanlægning
- Kan have adressenotater (f.eks. "Ring på ved bagindgangen")
Faktureringsrelationer: Vis og administrér faktureringsrelationer, hvis en anden kontakt betaler for denne kundes services.
Faneblade
1. Opgaver Alle opgaver og abonnementer for denne kunde:
- Historik over alle opgaver (afsluttede, planlagte, annullerede)
- Aktive abonnementer
- Opret opgave og Opret abonnement knapper direkte herfra
2. Notifikationer Notifikationsindstillinger pr. kunde:
- Aktiver/deaktivér automatiske notifikationer
- Kanal — SMS, e-mail eller begge
- Dage før besøg — hvor lang tid i forvejen kunden skal have besked
- Separate indstillinger for:
- Opgaver der kræver tilstedeværelse (f.eks. VVS-arbejde)
- Opgaver der ikke kræver tilstedeværelse (f.eks. vinduespolering)
3. Tilbud Oversigt over alle sendte og slettede tilbud med status-badges og handlinger.
4. Kommunikation Fuld kommunikationshistorik — e-mails, SMS'er og interne noter i én sammenhængende tråd.
Kontaktfelter
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Navn | Kunde- eller virksomhedsnavn |
| Er virksomhed | Tænd for at markere som erhvervskunde |
| Kontaktperson | ATT-felt for virksomheder (hvem skal du kontakte?) |
| Primær e-mail | |
| Telefon | Primær telefon (+45-format) |
| CVR | Dansk CVR-nummer (kun for virksomheder) |
| Adresser | En eller flere adresser med geodata |
| Noter | Interne noter |
| Service-tidsvisning | Hvordan kunden foretrækker at se servicetider |
| Notifikationspræferencer | Pr.-kontakt override af standard-notifikationer |
Ejendsomsvisning
Fra kontaktens adresse kan du åbne en kortvisning med tre perspektiver:
| Visning | Kilde | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Satellit | Luftfoto | Standard fugleperspektiv |
| Skråfoto | Kortforsyningen | Danske luftfotos taget i vinkel — viser bygningens facade |
| Streetview | Gadeniveau | Gadebillede af adressen |
Nyttigt til at:
- Vurdere adgangsforhold før første besøg
- Estimere omfanget af opgaven (f.eks. havens størrelse)
- Orientere nye medarbejdere om ejendommen
Flét kontakter
Når du opdager to kontakter, der er den samme kunde:
- Klik Flét på duplikat-advarslen (eller vælg det fra handlingsmenuen)
- Flét-dialogen viser begge kontakter side om side
- Vælg hvilke data der skal bevares fra hver kontakt
- Klik Flét — alle opgaver, abonnementer og kommunikationshistorik samles under én kontakt
Hvad bevares ved fletning:
- Alle opgaver og abonnementer
- Al kommunikationshistorik
- Alle adresser
- Den valgte kontakts stamdata
Blokér en kunde
Blokeringsfunktionen forhindrer nye opgaver for en problematisk kunde:
- Klik tre-prik-menuen → Blokér
- Kontakten vises med et "blokeret"-badge
- Blokerede kontakter er skjult i standard-listen (men kan vises via filteret)
- Eksisterende opgaver berøres ikke
Ophæv blokering: Samme menu → Ophæv blokering.
Kontakter og fakturering
Clientflow understøtter fleksible faktureringsrelationer:
- Standard: Kunden betaler selv for sine opgaver
- Tredjepart: En anden kontakt betaler (f.eks. en ejendomsadministrator betaler for lejernes vinduespolering)
Faktureringsrelationer opsættes fra kontaktens sidebar under "Faktureringsrelationer."
FAQ: Kontakter
Kan en kontakt have flere adresser? Ja. Tilføj så mange adresser, som nødvendigt. Hver adresse kan vælges separat, når du opretter opgaver.
Hvad sker der, når jeg sletter en kontakt? Kontakten "soft-deletes" — den fjernes fra listen, men data bevares i databasen. Kontakt support, hvis du har brug for at gendanne en slettet kontakt.
Kan jeg ændre en kontakt fra privat til virksomhed? Ja. Tænd "Er virksomhed"-toggle, og CVR- og kontaktperson-felterne dukker op.
Hvordan importerer jeg kunder fra et andet system? Kontakt Clientflow support for hjælp med masseimport fra CSV/Excel.
Kan kunder selv opdatere deres oplysninger? Ikke direkte. Men via kundeportalen kan de anmode om ombooking og se deres opgaver og fakturaer.