Kalender og ruteoptimering
Kalenderen er dit daglige styringsværktøj — det sted, hvor du planlægger, tildeler og optimerer alle opgaver for dine medarbejdere. Sammen med den indbyggede ruteoptimering sparer Clientflow typisk 20-30% køretid.
Kalendervisning
Ugevisning (standard)
Kalenderen viser én ISO-uge ad gangen med:
- Rækker = dine medarbejdere
- Kolonner = mandag til søndag
- Opgavekort stablet vertikalt i hver celle
Hvert opgavekort viser:
- Kundenavn og adresse
- Tidsvindue (f.eks. 08:00-09:30)
- Estimeret varighed
- Statusfarve (planlagt, igangværende, afsluttet, annulleret)
- 🔒 Lås-ikon hvis opgaven er låst
- ⚡ Fleksibel-badge for fleksible opgaver
- ➡️ Flyttet-badge med oprindelig dato og sparede minutter
Navigation
- Pile (← →) for at skifte uge
- I dag-knap for at springe til aktuel uge
- Uge-vælger for at gå direkte til en bestemt uge
- Ugenummeret vises tydeligt (f.eks. "Uge 14, 2026")
Medarbejder-filtrering
I kalenderhovedet kan du tænde/slukke for visning af individuelle medarbejdere. Nyttigt når du kun vil fokusere på bestemte medarbejderes skemaer.
De tre visninger
Kalendersiden har tre faneblade:
1. Kalender (ugevisning)
Standard planlægningsvisning som beskrevet ovenfor.
2. Dagsplan (telefon-forhåndsvisning)
En forhåndsvisning af, hvordan feltarbejderen ser sin dag i mobilappen. Viser:
- Opgaverne i rækkefølge for den valgte dag
- Estimeret køretid mellem stop
- Navigation, opkald og statusknapper
- Nyttigt til kvalitetstjek: "Ser ruten fornuftig ud for Ahmed i morgen?"
3. Live kort
Realtids-kort med dine køretøjers positioner (kræver Clientflows fleet-tracking):
- Se alle køretøjer på kortet samtidig
- Klik på et køretøj for at se turhistorik
- Farvekodede ruter baseret på hastighed
- Nyttigt til: "Hvor er Lars lige nu?" eller "Hvor langt er Mohammed fra næste kunde?"
Opret opgaver fra kalenderen
- Klik på en ledig plads i kalenderen (eller brug Opret opgave-knappen)
- Dialogen åbnes med medarbejder og dato forudfyldt
- Vælg kunde, adresse, services, tidsvindue og låsningstype
- Klik Gem
Flyt opgaver med træk-og-slip
Du kan trække et opgavekort fra én celle til en anden for at:
- Flytte opgaven til en anden dag (inden for ugen)
- Tildele opgaven til en anden medarbejder
- Begge dele på én gang
Højreklik-menu
Højreklik på en opgave for hurtige handlinger:
- Redigér, Annullér, Slet
- Lås / Lås op
- Se abonnement eller kunde
- Vis rutekort
- Åbn dagsplan for denne dag
- Flyt alle opgaver — flyt samtlige af en medarbejders opgaver for en dag til en anden medarbejder/dato (f.eks. ved sygdom)
Ruteoptimering
Hvordan det virker
Clientflow beregner de mest effektive ruter for dine medarbejdere:
- Input: Alle opgaver for ugen, medarbejdernes hjemmeadresser, estimerede opgavetider, låsninger og begrænsninger
- Beregning: Systemet finder den optimale fordeling og rækkefølge af opgaver
- Output: Opgaver flyttes (hvis de ikke er låst), og kalenderen opdateres
Kør planlægning manuelt
- Naviger til den ønskede uge
- Klik Kør planlægning i topmenuen
- Vent på beregningen (typisk 5-30 sekunder)
- Gennemgå ændringerne i kalenderen
Automatisk natlig planlægning
I Administration → Planlægning kan du aktivere automatisk ruteoptimering:
- Tidspunkt — hvornår optimeringen skal køre (standard: kl. 02:00)
- Systemet kører planlægning for den kommende uge hver nat
- Du får besked om resultatet (succes eller fejl)
Forstå låsninger
Låsninger er din måde at fortælle planlægningssystemet: "Rør ikke denne opgave." Låsningsniveauer i stigende restriktivitet:
| Niveau | Hvad er fast | Hvad kan flyttes |
|---|---|---|
| Ingen låsning | Intet | Alt (dag, tid, medarbejder) |
| Dag | Dagen | Tid og medarbejder |
| Dag + tid | Dag og tidsvindue | Medarbejder |
| Dag + medarbejder | Dag og medarbejder | Tid |
| Dag + medarbejder + tid | Alt undtagen rækkefølge | Kun rækkefølge |
| Fast | Alt | Intet |
Automatisk låsning: Når en kunde modtager en notifikation om et besøg, låses opgaven automatisk op til det konfigurerede niveau (indstilleligt i Administration → Planlægning). Dette forhindrer, at kunden får besked om ét tidspunkt, og opgaven derefter flyttes.
Hvad kan planlægningssystemet IKKE?
- Det flytter aldrig opgaver til en dag, hvor medarbejderen har fri eller er syg
- Det respekterer altid arbejdstider (opgaver placeres kun inden for medarbejderens skema)
- Det opretter aldrig nye opgaver — det optimerer kun placeringen af eksisterende
- Opgaver uden gyldig adresse (manglende koordinater) springes over med en advarsel
Sidebar: Kapacitetsoverblik
Kalendersidebaren (venstre panel) viser:
Ugeoverblik
- Samlet antal opgaver for ugen
- Samlede timer
- Kapacitetsudnyttelse i procent
Medarbejder-statistik
Karrusel med pr.-medarbejder data:
- Antal tildelte opgaver
- Estimeret køretid
- Kapacitetsudnyttelse
Annullerede opgaver
Liste over opgaver der er annulleret i den valgte uge — så du hurtigt kan se, om der er ledig kapacitet.
Undtagelser (fravær)
Håndtér sygdom, ferie og helligdage:
- Klik Tilføj undtagelse i kalenderhovedet
- Vælg medarbejder
- Vælg type: Sygedag, Ferie, Helligdag, Anden
- Vælg datointerval
Undtagelser vises visuelt i kalenderen og forhindrer planlægningssystemet i at tildele opgaver.
Sygdom med eksisterende opgaver
Når en medarbejder melder sig syg og allerede har opgaver:
- Opret undtagelsen (sygedag)
- Brug Flyt alle opgaver (højreklik-menuen) til at flytte opgaverne til en kollega
- Alternativt: kør planlægning igen for at lade systemet fordele opgaverne optimalt
Medarbejder-multiplikatorer
Clientflow lærer over tid, hvor hurtigt hver medarbejder udfører opgaver sammenlignet med estimaterne:
- Multiplikator < 1.0 (f.eks. 0.85×) = medarbejderen er hurtigere end gennemsnittet
- Multiplikator = 1.0 = medarbejderen matcher estimaterne
- Multiplikator > 1.0 (f.eks. 1.15×) = medarbejderen bruger mere tid end estimeret
Når aktiveret i planlægningsindstillingerne, justerer ruteoptimeringen automatisk tidsestimaterne pr. medarbejder — så Ahmed, der er hurtig, får lidt flere opgaver, og Peter, der er grundig, får lidt færre.
Se multiplikatorer og trends i Administration → Medarbejdere → vælg en medarbejder → Multiplikator-kortet.
Planlægningsindstillinger
I Administration → Planlægning finder du:
| Indstilling | Beskrivelse |
|---|---|
| Max daglige arbejdstimer | Øvre grænse for opgavetimer pr. medarbejder pr. dag |
| Medarbejder-multiplikatorer | Tænd/sluk for hastigheds-justering pr. medarbejder |
| Lås-buffer | Ekstra minutter reserveret omkring låste opgaver |
| Låsningstype ved notifikation | Hvilket låsningsniveau der automatisk anvendes, når kunden er notificeret |
FAQ: Kalender og planlægning
Kan jeg fortryde en planlægning? Planlægningen kan ikke automatisk fortrydes, men du kan manuelt flytte opgaver tilbage. Kør altid planlægning på en uge, hvor du har tid til at gennemgå resultatet.
Hvad betyder det gule tint på en opgave? Opgaven er låst — planlægningssystemet kan ikke flytte den.
Hvorfor blev min opgave ikke flyttet ved planlægning? Tjek: 1) Er opgaven låst? 2) Har kunden en gyldig adresse med koordinater? 3) Er der ledige medarbejdere den pågældende uge?
Kan kunder se ruteoptimerings-ændringer? Ikke direkte. Men hvis kunden allerede har modtaget en notifikation med ét tidspunkt, og opgaven flyttes, bør du sende en ny notifikation.